Kan ik het aantal gasten nog wijzigen?

Ja. Tot de goedkeuring pas je de offerte aan. Daarna zet je ze om naar een factuur en pas je daar het aantal aan.

Kan de klant kiezen tussen twee menu's in één offerte?

Nee, optionele regels zijn er niet. Maak twee offertes, zodat de klant er één goedkeurt.

Kan ik personeel per uur toevoegen?

Ja. Maak een product met de eenheid uur en vul het aantal uren in, ook met decimalen.

Catering en horeca

Een offerte voor een event per persoon of per menu

Een trouwfeest voor 120 gasten, een personeelsfeest, een receptie na een opening. Bij elke aanvraag wil de klant snel weten wat het kost. En bijna altijd verandert het aantal gasten nog in de weken voor het event. Een offerte per persoon of per menu vangt dat op zonder dat je telkens opnieuw moet rekenen.

Waarom een prijs per persoon werkt

Een totaalprijs voor een event klinkt eenvoudig, maar zodra de klant tien gasten meer of minder doorgeeft, moet je alles herrekenen. Met een prijs per persoon is dat één getal aanpassen. De klant begrijpt bovendien meteen hoe je prijs is opgebouwd en kan zelf inschatten wat een extra gast kost.

Niet alles hangt af van het aantal gasten. Huur van materiaal, opbouw, transport en personeel per uur zijn vaste of aparte posten. Zet die op eigen regels, zodat ze niet verdwijnen in de prijs per persoon en de klant ziet waarom een kleiner gezelschap niet evenredig goedkoper is.

Het moeilijkste moment is de definitieve telling. Spreek in je offerte af tot wanneer het aantal gasten mag veranderen, bijvoorbeeld tot zeven dagen voor het event. Daarna factureer je het afgesproken minimum, ook als er minder mensen komen.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Maak je menu's als product
Maak een product per formule, zoals Walking dinner, per persoon, of Receptie met hapjes, per persoon. De eenheid is stuk; per persoon zet je in de naam. Materiaal en transport maak je als forfait.
2
Vul het aantal gasten in
Op de offerte kies je de formule en vul je het aantal gasten in. Personeel voeg je toe per uur, materiaalhuur als forfait. ProFactuur rekent per regel en in totaal uit.
3
Laat online goedkeuren
Op een betalend plan verstuur je de offerte per e-mail. De klant keurt goed met zijn naam en een handtekening, of weigert met een reden. Tijdstip en IP-adres worden bewaard.
4
Pas het aantal aan op de factuur
Verandert het aantal gasten na de goedkeuring, dan zet je de offerte om naar een factuur en pas je daar het aantal aan. Zo blijft de goedgekeurde offerte als bewijs bewaard.

Voorbeeld

Voorbeeld: walking dinner voor een trouwfeest

Een cateraar maakt een offerte voor 85 gasten. De btw-tarieven in dit voorbeeld zijn ter illustratie: welk tarief geldt, hangt af van wat je levert en of je bedient.

Walking dinner, 85 personen aan € 42,00	€ 3.570,00
Bediening, 4 medewerkers, 5 uur aan € 38,00	€ 760,00
Huur servies en glazen, forfait	€ 240,00
Transport en opbouw, forfait	€ 150,00
Totaal excl. btw	€ 4.720,00

Geeft de klant een week voor het feest 92 gasten door, dan wordt de eerste regel € 3.864,00 en de rest blijft gelijk. De btw per regel stel je in zoals uitgelegd op de pagina over btw-tarieven in de catering.

Opties en keuzes voor de klant

Veel klanten twijfelen tussen twee formules. Maak dan twee aparte offertes, bijvoorbeeld een walking dinner en een buffet. In het overzicht zie je welke de klant bekeken en goedgekeurd heeft. Optionele regels die de klant zelf aanvinkt, bestaan niet, dus twee offertes is de duidelijkste weg.

Geef je offerte een geldigheidsduur. Een datum in het hoogseizoen is snel weg, en je wilt niet dat een klant na drie maanden een offerte goedkeurt voor een dag die al vol zit. Je voegt je algemene voorwaarden toe in de instellingen, met afspraken over annulering en de definitieve telling.

Na de goedkeuring vraag je meestal een voorschot. Lees hoe je een voorschot bij reservatie en een eindafrekening na het event maakt.