Verwerkersovereenkomst ProFactuur

De verwerker verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de klant, uitsluitend om de dienst ProFactuur te leveren.

• Categorieën betrokkenen: klanten, prospecten, contactpersonen en leveranciers van de klant, en gebruikers en teamleden van de klant.
• Categorieën gegevens: identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon), ondernemingsgegevens (KBO- en btw-nummer), factuur- en betaalgegevens, notities en activiteiten die de klant zelf invoert.
• Doel: opmaken, versturen, ontvangen en beheren van offertes, facturen en klantgegevens.
• Duur: zolang de klant ProFactuur gebruikt, plus de termijnen uit artikel 9.

De verwerker verwerkt de gegevens enkel op basis van schriftelijke instructies van de klant. Het gebruik van de functies van ProFactuur geldt als instructie. De verwerker gebruikt de gegevens nooit voor eigen doeleinden.

Iedereen die bij de verwerker toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht.

De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleutelde verbindingen, afscherming van gegevens per onderneming, rollen en rechten, versleutelde opslag van koppelingssleutels, een activiteitenlog en beperkte toegang voor beheerders.

6.1 De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De huidige subverwerkers zijn:

• Supabase: hosting van database en bestanden [regio invullen]
• Lovable: hosting van de applicatie
• e-invoice.be (E-INVOICE BV, België): verzending en ontvangst via Peppol

6.2 De verwerker meldt nieuwe subverwerkers vooraf. De klant kan binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken.

6.3 De verwerker legt subverwerkers minstens dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.

6.4 Een AI-assistent die de klant zelf koppelt via de AI-connector is geen subverwerker van de verwerker. Die koppeling gebeurt op initiatief en onder verantwoordelijkheid van de klant.

Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat enkel met passende waarborgen zoals vereist door de AVG.

De verwerker helpt de klant waar redelijk bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, verwijdering) en bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. Verzoeken die rechtstreeks bij de verwerker binnenkomen, worden doorgestuurd naar de klant.

De verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan de klant, met de beschikbare informatie om de klant toe te laten aan zijn meldplicht te voldoen.

Bij beëindiging kan de klant zijn gegevens gedurende 30 dagen exporteren. Daarna verwijdert de verwerker de gegevens, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

De verwerker stelt op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen. Een audit ter plaatse is mogelijk na redelijke voorafgaande kennisgeving, op kosten van de klant.

De aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden is van toepassing.

Vragen over gegevensbescherming: info@zentio.be.