Wanneer vraag ik best het voorschot?

Meestal meteen na de goedkeuring van de offerte, zodat de datum pas vastligt als het voorschot betaald is.

Wat als de klant annuleert?

Dan volg je je voorwaarden. Moet je iets terugbetalen, dan maak je een creditnota.

Kan ik een negatieve regel op een factuur zetten?

Ja, met een negatieve eenheidsprijs, bijvoorbeeld om een gefactureerd voorschot af te trekken.

Catering en horeca

Voorschot bij reservatie en eindafrekening na het event

Een zaal of een cateraar boeken voor een zaterdag in juni betekent dat je die dag niet meer aan iemand anders geeft. Een voorschot bij de reservatie beschermt je tegen annuleringen op het laatste moment en geeft de klant zekerheid dat zijn datum vastligt.

Waar het misloopt bij voorschotten

Een voorschot is snel gevraagd, maar de eindafrekening is lastiger. Het aantal gasten veranderde, er kwamen extra dranken bij, of de klant koos op het laatste moment een duurder dessert. Op de eindfactuur moet de klant zien wat het totaal was, wat hij al betaalde en wat er nog openstaat.

Zonder overzicht weet je soms niet meer welk voorschot al betaald is. Een klant die zijn voorschot nog niet overschreef, heeft eigenlijk geen bevestigde reservatie. Dat wil je weten voor je inkopen doet en personeel inplant.

Spreek daarom vooraf af hoeveel het voorschot is, wanneer het betaald moet zijn en wat er gebeurt bij annulering. Zet dat in je offerte of in je algemene voorwaarden, zodat de klant het mee goedkeurt.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Factureer het voorschot
Na de goedgekeurde offerte maak je een factuur met één regel, zoals Voorschot 30% volgens offerte. Je verstuurt ze met een betaal-QR, zodat de klant meteen kan betalen met de juiste mededeling.
2
Volg de betaling op
Registreer de betaling of importeer je bankafschrift in CSV of CODA. In Debiteuren zie je meteen welke reservaties nog geen voorschot betaald hebben.
3
Maak de eindafrekening
Na het event zet je de offerte om naar een factuur met de definitieve aantallen. Je trekt het voorschot af door een regel toe te voegen met de omschrijving Reeds gefactureerd voorschot, met het nummer van de voorschotfactuur.
4
Verstuur en volg op
Verstuur de eindfactuur per e-mail of, voor een onderneming, via Peppol. Herinneringen staan standaard uit; je zet ze zelf aan als je dat wilt.

Voorbeeld

Voorbeeld: personeelsfeest met 30% voorschot

Een goedgekeurde offerte voor een personeelsfeest van € 6.000,00 excl. btw. Na het event blijkt dat er extra dranken geschonken werden. De bedragen staan hier exclusief btw, omdat het tarief per regel kan verschillen.

Voorschotfactuur: 30% van € 6.000,00	€ 1.800,00
Eindafrekening: offerte volgens definitieve telling	€ 6.240,00
Extra dranken volgens verbruik	€ 310,00
Reeds gefactureerd voorschot	€ -1.800,00
Saldo excl. btw	€ 4.750,00

De klant ziet in één oogopslag het totaal van € 6.550,00 excl. btw, het voorschot en het saldo. De btw op het voorschot neem je bij voorkeur op met hetzelfde tarief als de prestaties waarop het slaat; laat je boekhouder dat bevestigen.

Annulering en wijzigingen

Annuleert een klant, dan hangt wat je mag behouden af van wat je hebt afgesproken. Daarom horen je annuleringsvoorwaarden in je offerte of algemene voorwaarden. Moet je een deel van het voorschot terugbetalen, dan maak je een creditnota op de voorschotfactuur. Een verstuurde factuur wordt nooit aangepast, zodat je administratie sluitend blijft.

Verschuift het event naar een andere datum, dan blijft het voorschot gewoon staan. Vermeld de nieuwe datum op de eindafrekening, zodat de klant de link met zijn eerdere betaling ziet.

Deelbetalingen worden bijgehouden. Betaalt een klant het saldo in twee keer, dan zie je altijd wat er nog openstaat.