Conditions générales ProFactuur

1. Qui sommes-nous

ProFactuur est un service de Zentio, l'entreprise de Maxime Roosen, Lafelterweg 2A, 3770 Riemst, Belgique, numéro d'entreprise BE 1031.106.436, e-mail info@zentio.be (ci-après « nous »).

2. Champ d'application

2.1 Les présentes conditions s'appliquent à toute utilisation de ProFactuur (le site web et l'application).

2.2 ProFactuur est exclusivement destiné à un usage professionnel par des entreprises, des indépendants et des organisations (ci-après « le client »). Les consommateurs ne peuvent pas créer de compte.

2.3 En créant un compte, le client accepte les présentes conditions. Les conditions générales du client ne s'appliquent pas.

3. Compte et vérification

3.1 Le client fournit des informations exactes et complètes lors de son inscription et les tient à jour.

3.2 Le client ne peut enregistrer qu'une entreprise qu'il est légalement habilité à représenter. Nous pouvons demander une preuve de cette habilitation. La vérification pour Peppol est effectuée par notre prestataire Peppol et selon sa procédure de vérification, avant que l'envoi et la réception via Peppol ne soient disponibles.

3.3 Le client garde ses identifiants secrets et est responsable de toutes les opérations effectuées via son compte, y compris par les membres de l'équipe qu'il invite.

3.4 Si le client soupçonne une utilisation abusive de son compte, il le signale immédiatement à support@profactuur.be.

4. Le service

4.1 ProFactuur permet au client d'établir des devis, des factures et des notes de crédit, de gérer ses clients et d'envoyer et de recevoir des documents via le réseau Peppol.

4.2 Nous pouvons améliorer, étendre ou modifier le service. Nous annonçons à l'avance les modifications importantes qui affectent défavorablement le client.

5. Responsabilité relative aux factures et à la gestion administrative

5.1 ProFactuur est un outil. Le client reste seul responsable du contenu de ses documents, notamment des montants, des taux de TVA, du régime de TVA et des mentions légales.

5.2 ProFactuur ne remplace ni un comptable ni un conseil fiscal. Les informations figurant sur le site web ou dans l'application sont générales et ne constituent pas des conseils juridiques ou fiscaux.

5.3 Le client est seul responsable du respect de son obligation légale de conservation des factures et autres pièces. ProFactuur offre la possibilité de télécharger et d'exporter les documents.

6. Inscription et envoi via Peppol

6.1 L'envoi et la réception via Peppol passent par un prestataire Peppol Access Point agréé (actuellement Recommand).

6.2 En activant Peppol, le client charge ProFactuur d'enregistrer son entreprise sur le réseau Peppol et d'envoyer et de recevoir des documents en son nom. ProFactuur le fait par l'intermédiaire du prestataire Peppol et agit exclusivement sur instruction du client.

6.3 La vérification d'identité est effectuée par le représentant légal de l'entreprise selon la procédure de vérification du prestataire Peppol. L'envoi et la réception via Peppol ne sont activés qu'après une vérification réussie.

6.4 Le mandat est enregistré avec le nom de l'utilisateur, la date, l'heure et l'adresse IP, comme preuve du mandat d'inscription.

6.5 Nous déployons des efforts raisonnables pour assurer le bon fonctionnement, mais ne sommes pas responsables des pannes, retards ou refus résultant du réseau Peppol, du prestataire Access Point ou du système du destinataire.

6.6 Le client vérifie le statut des documents envoyés dans l'application.

6.7 En cas de résiliation ou de passage à une formule inférieure, ProFactuur peut mettre fin à l'inscription Peppol. Le client bénéficie à cet effet d'un délai de grâce de 14 jours pendant lequel la réception de documents continue de fonctionner normalement et un passage à une formule supérieure annule la désinscription. Après ce délai, l'entreprise est désinscrite auprès du prestataire Peppol ; elle peut ensuite être réinscrite selon la même procédure.

7. Connecteur IA

7.1 Le client peut connecter ProFactuur à un assistant IA tiers via le connecteur IA (MCP).

7.2 Le connecteur IA permet uniquement de consulter des données et de créer des brouillons. Les documents définitifs, les envois et les modifications des données d'entreprise et de paiement sont toujours effectués par le client lui-même dans l'application.

7.3 Le client choisit lui-même l'assistant IA qu'il connecte et est responsable de cette utilisation. Les données demandées via le connecteur IA sont traitées selon les conditions de ce tiers. Le client vérifie chaque brouillon avant de l'utiliser.

7.4 Le client peut révoquer l'accès à tout moment via Intégrations.

8. Utilisation acceptable

Le client n'utilise pas ProFactuur à des fins illégales, pour commettre une fraude, établir des documents faux ou trompeurs, enregistrer des entreprises qu'il n'est pas autorisé à représenter, ni pour tenter de contourner ou de perturber la sécurité ou le fonctionnement du service.

9. Données et vie privée

9.1 Le client reste propriétaire des données qu'il saisit dans ProFactuur.

9.2 Pour les données à caractère personnel que le client traite dans ProFactuur (par exemple les données de ses propres clients et personnes de contact), nous agissons en qualité de sous-traitant. L'accord de sous-traitance disponible sur /verwerkersovereenkomst fait partie des présentes conditions.

9.3 Notre politique de confidentialité explique comment nous traitons les données à caractère personnel de nos propres clients et des visiteurs du site web.

10. Prix et paiement

10.1 ProFactuur propose les formules Gratis, Start, Pro et Team. Les fonctionnalités et limites mensuelles figurent sur /prijzen. Gratis coûte € 0, sans Peppol ni exportation. Les devis, clients, produits, numérisations et factures par e-mail sont illimités dans chaque formule. En paiement mensuel, Start coûte € 9,99, Pro € 18,99 et Team € 43,99 par mois. En paiement annuel, Start coûte € 95,88 par an (soit € 7,99 par mois), Pro € 179,88 par an (€ 14,99 par mois) et Team € 419,88 par an (€ 34,99 par mois). Les clients ayant un abonnement en cours conservent leur formule et leur prix jusqu'au prochain renouvellement.

10.2 Tous les prix s'entendent hors TVA. Zentio relève du régime particulier de franchise des petites entreprises et ne facture donc pas de TVA. Nos factures portent la mention « Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen » (régime particulier de franchise des petites entreprises).

10.3 Le client choisit un abonnement mensuel ou annuel au prix correspondant. Un abonnement mensuel est payé chaque mois et peut être résilié mensuellement. Pour un abonnement annuel, le prix annuel intégral est payé à l'avance. Le paiement s'effectue via Stripe, par Bancontact, carte ou SEPA, dans la mesure où ces moyens sont disponibles dans l'interface de paiement. En souscrivant l'abonnement, le client autorise les paiements récurrents de renouvellement et le paiement distinct des dépassements.

10.4 Un abonnement mensuel est tacitement reconduit pour un mois et un abonnement annuel pour un an, sauf si le client le résilie avant la date de fin via Gérer l'abonnement. Les abonnements annuels existants conservent leur durée. Le passage d'un paiement annuel à un paiement mensuel ne prend effet qu'après la période annuelle payée en cours. Les dates de début et de fin figurent dans Paramètres > Abonnement. Les dates sont affichées dans le fuseau horaire Europe/Brussels.

10.5 Aucun remboursement n'est accordé pour une période payée en cours, même en cas de résiliation, de passage à une formule inférieure ou de non-utilisation du service, sous réserve des dispositions légales impératives.

10.6 Le passage à une formule supérieure prend effet immédiatement. Stripe déduit la valeur restante de la période en cours du prix de la nouvelle formule ; le client paie la différence indiquée lors de la confirmation. Le passage à une formule inférieure prend effet à la fin de la période payée en cours. Les changements de formule s'effectuent via le portail client et ne créent pas de second abonnement pour la même entreprise.

10.7 En cas d'échec de paiement, le client reçoit une notification et dispose d'un délai de grâce de 7 jours pour régulariser le paiement. Si le paiement n'est toujours pas effectué à l'issue de ce délai, la formule repasse à Gratis. Les montants impayés restent dus.

10.8 Les documents Peppol inclus s'entendent par mois civil et par entreprise. Un document Peppol est toute facture ou note de crédit envoyée ou reçue via Peppol. Au-delà de la limite, tout continue de fonctionner et chaque document Peppol supplémentaire coûte € 0,25. Les devis, clients, produits, numérisations et factures par e-mail ne sont pas comptabilisés. Les documents de test ne sont comptabilisés ni dans les limites ni dans les dépassements.

10.9 Les dépassements sont facturés séparément le 1er du mois suivant et prélevés automatiquement via Stripe. En l'absence de dépassement, aucune facture distincte n'est émise. Le client peut consulter sa consommation dans Paramètres > Abonnement.

10.10 Nous annonçons les changements de prix au moins 30 jours à l'avance par e-mail ou dans l'application. Ils ne s'appliquent qu'à un renouvellement intervenant après l'expiration du délai d'annonce. Le client peut résilier avant ce renouvellement.

11. Disponibilité

11.1 Nous visons la disponibilité la plus élevée possible, mais ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu ou exempt d'erreurs.

11.2 Dans la mesure du possible, nous annonçons la maintenance planifiée à l'avance.

12. Responsabilité

12.1 Nous sommes uniquement responsables des dommages résultant directement d'une faute de notre part.

12.2 Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, tels que le manque à gagner, la perte de clients, les amendes ou la perte de données que le client aurait pu exporter lui-même.

12.3 Notre responsabilité totale est limitée au montant que le client nous a payé au cours des 12 mois précédant le sinistre.

12.4 Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol ou fraude.

13. Propriété intellectuelle

13.1 Le logiciel, le design, la marque ProFactuur et l'ensemble du contenu associé sont la propriété de Zentio.

13.2 Le client bénéficie d'un droit non exclusif et non transférable d'utiliser ProFactuur tant que son compte est actif.

14. Durée et résiliation

14.1 Un compte Gratis est à durée indéterminée. Un abonnement payant est conclu pour un mois ou un an et renouvelé selon la période choisie, conformément à l'article 10.4.

14.2 Le client peut résilier l'abonnement payant avant sa date de fin via Gérer l'abonnement. La formule reste active jusqu'à la fin de la période payée, puis repasse à Gratis. Aucun remboursement n'est accordé pour la période restante. L'expiration d'une formule payante ne met pas fin au compte Gratis : les données sont conservées tant que ce compte existe.

14.3 Le client peut supprimer son compte via les paramètres. La suppression du compte ne remplace pas la résiliation d'un abonnement Stripe en cours : le client doit d'abord le résilier via Gérer l'abonnement et exporter ses données avant de supprimer son compte. Les données dont la conservation est légalement obligatoire ne sont pas concernées par la suppression.

14.4 Nous pouvons suspendre l'accès ou résilier le contrat en cas de violation des présentes conditions, de fraude, d'abus ou de fausse inscription. Dans les autres cas, nous annonçons la résiliation au moins 30 jours à l'avance. Une suspension ne supprime pas les obligations de paiement pour la période payante convenue.

14.5 En cas de fin du contrat, autre qu'une suppression immédiate du compte à la demande du client, le client dispose de 30 jours pour exporter ses données. Au besoin, il demande l'exportation via support@profactuur.be. Nous supprimons ensuite les documents et les autres données du client, sauf lorsque leur conservation est légalement obligatoire. Nous conservons nos propres factures au client pendant 10 ans. Le client reste responsable de sa propre obligation légale de conservation.

14.6 À l'expiration de la formule Team, les clés API ne donnent plus accès (HTTP 403) et les envois de webhooks cessent. Les données restent conservées tant que le compte n'est pas clôturé.

15. Modifications des présentes conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions. Nous annonçons les modifications importantes au moins 30 jours à l'avance par e-mail ou dans l'application. Si le client continue à utiliser ProFactuur après la date d'entrée en vigueur, il accepte les nouvelles conditions.

16. Droit applicable et tribunal compétent

Les présentes conditions sont régies par le droit belge. Les litiges sont soumis exclusivement aux tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Limbourg, division de Hasselt.

17. Contact

Questions sur les présentes conditions : support@profactuur.be.

18. API publique, mode test et webhooks

18.1 L'API publique et les webhooks sont exclusivement disponibles avec une formule Team active. Les fonctionnalités, limites techniques et conditions applicables aux requêtes figurent dans la documentation publique sur /docs.

18.2 Le client gère lui-même ses clés API, les garde secrètes, en limite l'accès et les révoque immédiatement en cas de soupçon d'abus. Le client est responsable de toutes les opérations effectuées avec ses clés, y compris par des collaborateurs ou des systèmes externes.

18.3 L'API est limitée à 60 requêtes par minute et par clé. Les mêmes limites de formule, validations et frais de dépassement que dans l'application s'appliquent également. Nous pouvons limiter ou refuser des requêtes pour protéger la sécurité et la disponibilité.

18.4 Les clés de test utilisent des données de test et une numérotation de test distinctes. Les documents de test ne sont pas réellement envoyés via Peppol et ne sont pas comptabilisés dans la consommation. Les e-mails de test sont uniquement envoyés au propriétaire de l'entreprise. Le client utilise des données fictives en mode test.

18.5 Le client gère lui-même ses adresses de webhook, événements et secrets de signature et vérifie la signature des notifications reçues. Les événements de test sont uniquement envoyés aux points de terminaison de test et les événements de production uniquement aux points de terminaison de production. Les notifications peuvent être présentées à nouveau ; le client traite les notifications en double de manière sûre. Nous ne garantissons pas une livraison ininterrompue ou exempte d'erreurs au système du client.

18.6 Nous pouvons révoquer des clés API et suspendre l'accès à l'API ou aux webhooks en cas d'abus, de risque de sécurité ou de violation des présentes conditions. Dans la mesure du possible, nous en informons le client. Cela ne libère pas le client de ses obligations de paiement.