Politique de confidentialité

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1. Qui sommes-nous ?

ProFactuur est un produit de Zentio, Lafelterweg 2A, 3770 Riemst, Belgique, numéro d'entreprise BE 1031.106.436. Pour toute question sur cette politique ou vos données, contactez-nous via support@profactuur.be.

2. Nos deux rôles

• Responsable du traitement pour les données de nos propres utilisateurs : votre compte, vos données d'entreprise, votre abonnement et vos paiements.
• Sous-traitant pour les données que vous saisissez dans ProFactuur concernant vos propres clients et fournisseurs : contacts, factures, devis, documents Peppol et commandes Shopify. Vous en restez responsable. Nous traitons ces données uniquement sur vos instructions, conformément à l'accord de sous-traitance (/verwerkersovereenkomst) qui fait partie des conditions générales (/voorwaarden).

3. Quelles données traitons-nous et pourquoi ?

• Compte et connexion : nom, adresse e-mail ; le mot de passe est stocké sous forme hachée (illisible, y compris pour nous) ; date et version de votre acceptation des conditions. Finalité : gérer votre compte et fournir le service. Base juridique : exécution du contrat.
• Données d'entreprise : dénomination, adresse, numéro BCE et numéro de TVA, IBAN, adresse e-mail et logo. Finalité : établir correctement vos documents. Base juridique : exécution du contrat.
• Données de facturation : nos propres factures à votre intention et les données associées. Base juridique : obligation légale.
• Données de paiement : les paiements passent par Stripe. Nous ne voyons ni ne conservons les numéros de carte. Base juridique : exécution du contrat.
• Journaux techniques et adresses IP : uniquement pour la sécurité et la prévention des abus, par exemple lors de l'inscription (Cloudflare Turnstile). Base juridique : intérêt légitime à assurer un service sûr.
• Journal des accès aux données à caractère personnel : qui ouvre un contact, une facture, une note de crédit ou une exportation et à quel moment, y compris les accès de notre administration de plateforme. Finalité : contrôle et responsabilité. Base juridique : intérêt légitime et obligation légale de sécurité.
• Preuve des mandats : lors de l'activation de Peppol et de l'approbation en ligne d'un devis, nous conservons le nom, la date, l'heure et l'adresse IP à titre de preuve. Base juridique : intérêt légitime.
• Messages de contact : nom, adresse e-mail et contenu de votre message, afin de répondre à votre question.
• Connexion facultative à une boîte mail : après votre autorisation, nous lisons les données de messagerie d'Outlook/Microsoft 365 (Gmail sera disponible prochainement) pour afficher les e-mails clients reçus et envoyés dans votre propre chronologie client. Nous comparons les expéditeurs et destinataires aux adresses e-mail du client et de ses personnes de contact. Le contenu n'est récupéré qu'à l'ouverture. Cet accès est en lecture seule, par utilisateur, et n'est pas automatiquement partagé avec les collègues. Finalité : suivi client sur vos instructions. Base juridique : exécution du contrat ; vous déterminez la base juridique pour vos données clients. Les données de messagerie ne sont pas utilisées pour la publicité ou l'entraînement de l'IA.

Nous ne vendons jamais vos données. Nous n'utilisons pas les données de vos clients, fournisseurs ou commandes Shopify à des fins publicitaires. Uniquement avec votre consentement marketing, Meta Pixel mesure les visites, inscriptions et abonnements sur notre site web et dans l'application. Meta reçoit à cette occasion des données techniques de visite et peut les associer à un compte Meta. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le bouton des cookies. Voir la politique relative aux cookies (/cookies).

4. Intégration Shopify

• Données concernées : commandes, produits et données clients des commandes (nom, adresse e-mail, adresse et numéro de téléphone).
• Finalité : uniquement établir et envoyer des factures et notes de crédit. Aucun marketing, aucune vente de données et aucun profilage.
• Demandes de données des clients (customers/data_request) : nous rassemblons les données que nous détenons sur ce client et les transmettons au commerçant.
• Demandes d'effacement (customers/redact) : les données à caractère personnel sont effacées des données Shopify stockées. Les factures et notes de crédit sont conservées en raison de l'obligation légale de conservation.
• Après suppression de l'application (shop/redact) : les clés d'accès et les données Shopify de cette boutique sont effacées. Les factures et notes de crédit sont conservées.
• Les journaux de webhooks Shopify sont automatiquement supprimés après 30 jours.

5. Sous-traitants ultérieurs

• Lovable Cloud : hébergement et base de données (sur la base de Supabase), dans l'UE (région Irlande), et service de messagerie utilisé par ProFactuur pour envoyer des e-mails et documents.
• Recommand : notre prestataire Peppol belge, uniquement si vous activez Peppol. Plus d'informations sur https://recommand.eu/legal.
• Stripe : paiements des abonnements.
• Shopify : source des commandes, uniquement si vous utilisez l'intégration.
• Google et Microsoft : source des données de messagerie, uniquement si vous connectez vous-même Outlook/Microsoft 365 (ou, ultérieurement, Gmail). La connexion sécurisée passe par Lovable Cloud.
• Cloudflare Turnstile : contrôle antispam lors de l'inscription.
• Fournisseur d'IA : uniquement si vous connectez vous-même un assistant IA, et uniquement pour les données que vous demandez via cette connexion.

Les données sont stockées et transmises sous forme chiffrée. Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'UE/EEE. Dans ce cas, des garanties appropriées s'appliquent, telles qu'une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types. Pour plus d'informations, contactez support@profactuur.be.

6. Durées de conservation

• Factures, notes de crédit et documents comptables : conformément à l'obligation légale de conservation (10 ans).
• Données du compte : tant que votre compte existe. Après sa clôture, vous pouvez obtenir une exportation pendant 30 jours, voir l'article 14 des conditions (/voorwaarden#artikel-14).
• Journal des accès aux données à caractère personnel : 12 mois.
• Journaux de webhooks : 30 jours.
• Preuve du mandat Peppol : tant que l'entreprise est active sur Peppol, puis pendant 10 ans. Preuve d'approbation d'un devis : aussi longtemps que le devis est conservé.
• Messages de contact : au maximum 2 ans.
• Boîte mail connectée : le contenu des e-mails reste chez le fournisseur de messagerie et est affiché temporairement, sans être conservé comme archive de messagerie dans notre base de données. Nous conservons la clé de connexion chiffrée jusqu'à ce que vous déconnectiez la boîte mail ou supprimiez votre compte. Vous pouvez également révoquer l'accès auprès de Google ou Microsoft.

7. Sécurité

Nous utilisons le chiffrement lors du stockage et de la transmission. L'accès est cloisonné par entreprise, de sorte que vous ne voyez que les données de votre propre entreprise. Chaque accès aux données à caractère personnel est journalisé. Nous conservons les clés API uniquement sous forme de hachage cryptographique. En cas d'incident de sécurité, nous suivons une procédure établie et le signalons dans les 72 heures lorsque la loi l'exige.

8. Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les rectifier, de les effacer, d'en limiter le traitement et de les transférer, et vous pouvez vous opposer à certains traitements. Écrivez-nous à support@profactuur.be. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Vous êtes client d'une entreprise qui utilise ProFactuur ? Adressez-vous d'abord à cette entreprise. Elle est responsable de vos données.

9. Modifications

Si nous modifions cette politique, nous publions la nouvelle version sur cette page avec une nouvelle date. En cas de modifications importantes, nous vous en informons par e-mail.