Datenschutzerklärung

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1. Wer sind wir?

ProFactuur ist ein Produkt von Zentio, Lafelterweg 2A, 3770 Riemst, Belgien, Unternehmensnummer BE 1031.106.436. Bei Fragen zu dieser Erklärung oder Ihren Daten erreichen Sie uns über support@profactuur.be.

2. Unsere zwei Rollen

• Verantwortlicher für die Daten unserer eigenen Nutzer: Ihr Konto, Ihre Unternehmensdaten, Ihr Abonnement und Ihre Zahlungen.
• Auftragsverarbeiter für Daten, die Sie über Ihre eigenen Kunden und Lieferanten in ProFactuur eingeben: Kontakte, Rechnungen, Angebote, Peppol-Dokumente und Shopify-Bestellungen. Dafür bleiben Sie verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten nur auf Ihre Weisung gemäß der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (/verwerkersovereenkomst), die Bestandteil der allgemeinen Geschäftsbedingungen (/voorwaarden) ist.

3. Welche Daten verarbeiten wir und warum?

• Konto und Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse; das Passwort wird gehasht gespeichert (auch für uns nicht lesbar); Datum und Version Ihrer Zustimmung zu den Bedingungen. Zweck: Verwaltung Ihres Kontos und Erbringung des Dienstes. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Unternehmensdaten: Firmenname, Adresse, ZDU-/KBO- und Umsatzsteuernummer, IBAN, E-Mail-Adresse und Logo. Zweck: korrekte Erstellung Ihrer Dokumente. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Rechnungsdaten: unsere eigenen Rechnungen an Sie und die zugehörigen Daten. Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtung.
• Zahlungsdaten: Zahlungen laufen über Stripe. Wir sehen und speichern keine Kartennummern. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Technische Protokolle und IP-Adressen: ausschließlich für Sicherheit und Missbrauchsabwehr, beispielsweise bei der Registrierung (Cloudflare Turnstile). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst.
• Zugriffsprotokoll für personenbezogene Daten: wer wann einen Kontakt, eine Rechnung, eine Gutschrift oder einen Export öffnet, auch durch unsere Plattformadministration. Zweck: Kontrolle und Rechenschaft. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse und gesetzliche Sicherheitsverpflichtung.
• Auftragsnachweise: Bei der Peppol-Aktivierung und der Online-Genehmigung eines Angebots speichern wir Name, Datum, Uhrzeit und IP-Adresse als Nachweis. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.
• Kontaktanfragen: Name, E-Mail-Adresse und Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Frage zu beantworten.
• Freiwillige Postfachanbindung: Nach Ihrer Zustimmung lesen wir E-Mail-Daten aus Outlook/Microsoft 365 (Gmail folgt demnächst), um empfangene und gesendete Kunden-E-Mails in Ihrer eigenen Kundenchronik anzuzeigen. Wir gleichen Absender und Empfänger mit den E-Mail-Adressen des Kunden und seiner Ansprechpartner ab. Der Inhalt wird erst beim Öffnen abgerufen. Dieser Zugriff ist schreibgeschützt, nutzerbezogen und wird nicht automatisch mit Kollegen geteilt. Zweck: Kundenbetreuung auf Ihre Weisung. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung; Sie bestimmen die Rechtsgrundlage für Ihre Kundendaten. E-Mail-Daten werden nicht für Werbung oder das Training von KI verwendet.

Wir verkaufen Ihre Daten niemals. Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Shopify-Bestellungen verwenden wir nicht für Werbung. Nur mit Ihrer Marketingeinwilligung misst Meta Pixel Besuche, Registrierungen und Abonnements auf unserer Website und in der App. Meta erhält dabei technische Besuchsdaten und kann diese mit einem Meta-Konto verknüpfen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Schaltfläche widerrufen. Siehe die Cookie-Richtlinie (/cookies).

4. Shopify-Anbindung

• Welche Daten: Bestellungen, Produkte und Kundendaten aus Bestellungen (Name, E-Mail-Adresse, Adresse und Telefonnummer).
• Zweck: ausschließlich zur Erstellung und zum Versand von Rechnungen und Gutschriften. Kein Marketing, kein Datenverkauf und kein Profiling.
• Datenanfragen von Kunden (customers/data_request): Wir sammeln die Daten, die wir über diesen Kunden haben, und übermitteln sie dem Händler.
• Löschanfragen (customers/redact): Die personenbezogenen Daten werden aus den gespeicherten Shopify-Daten gelöscht. Rechnungen und Gutschriften bleiben aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erhalten.
• Nach Entfernung der App (shop/redact): Die Zugriffsschlüssel und Shopify-Daten dieses Shops werden gelöscht. Rechnungen und Gutschriften bleiben erhalten.
• Webhook-Protokolle von Shopify werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

5. Unterauftragsverarbeiter

• Lovable Cloud: Hosting und Datenbank (auf Basis von Supabase), in der EU (Region Irland), sowie der E-Mail-Dienst, mit dem ProFactuur E-Mails und Dokumente versendet.
• Recommand: unser belgischer Peppol-Dienstleister, nur wenn Sie Peppol aktivieren. Weitere Informationen unter https://recommand.eu/legal.
• Stripe: Abonnementzahlungen.
• Shopify: Quelle der Bestellungen, nur wenn Sie die Anbindung nutzen.
• Google und Microsoft: Quelle der Postfachdaten, nur wenn Sie selbst Outlook/Microsoft 365 (oder später Gmail) anbinden. Die gesicherte Anbindung erfolgt über Lovable Cloud.
• Cloudflare Turnstile: Spamkontrolle bei der Registrierung.
• KI-Anbieter: nur wenn Sie selbst einen KI-Assistenten anbinden, und nur für die Daten, die Sie über diese Anbindung abrufen.

Daten werden verschlüsselt gespeichert und verschlüsselt übertragen. Einige Dienstleister können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. In diesem Fall gelten geeignete Garantien, etwa ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen erhalten Sie über support@profactuur.be.

6. Aufbewahrungsfristen

• Rechnungen, Gutschriften und Buchhaltungsunterlagen: gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre).
• Kontodaten: solange Ihr Konto besteht. Nach der Beendigung können Sie 30 Tage lang einen Export erhalten, siehe Artikel 14 der Bedingungen (/voorwaarden#artikel-14).
• Zugriffsprotokoll für personenbezogene Daten: 12 Monate.
• Webhook-Protokolle: 30 Tage.
• Nachweis des Peppol-Auftrags: solange das Unternehmen auf Peppol aktiv ist und danach 10 Jahre. Nachweis der Angebotsgenehmigung: solange das Angebot aufbewahrt wird.
• Kontaktanfragen: höchstens 2 Jahre.
• Angebundenes Postfach: E-Mail-Inhalte bleiben beim Postfachanbieter und werden vorübergehend angezeigt, nicht als E-Mail-Archiv in unserer Datenbank gespeichert. Den verschlüsselten Verbindungsschlüssel speichern wir, bis Sie die Verbindung trennen oder Ihr Konto löschen. Sie können den Zugriff auch bei Google oder Microsoft widerrufen.

7. Sicherheit

Wir verwenden Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung. Der Zugriff ist nach Unternehmen abgeschirmt, sodass Sie nur die Daten Ihres eigenen Unternehmens sehen. Jeder Zugriff auf personenbezogene Daten wird protokolliert. API-Schlüssel speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash. Bei einem Sicherheitsvorfall befolgen wir ein festgelegtes Verfahren und melden ihn innerhalb von 72 Stunden, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten und können bestimmten Verarbeitungen widersprechen. Schreiben Sie uns an support@profactuur.be. Sie können auch bei der Datenschutzbehörde Beschwerde einreichen (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Sind Sie Kunde eines Unternehmens, das ProFactuur nutzt? Wenden Sie sich dann zuerst an dieses Unternehmen. Es ist für Ihre Daten verantwortlich.

9. Änderungen

Wenn wir diese Erklärung ändern, veröffentlichen wir die neue Fassung auf dieser Seite mit einem neuen Datum. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.