Allgemeine Geschäftsbedingungen ProFactuur

1. Wer wir sind

ProFactuur ist ein Dienst von Zentio, dem Unternehmen von Maxime Roosen, Lafelterweg 2A, 3770 Riemst, Belgien, Unternehmensnummer BE 1031.106.436, E-Mail info@zentio.be (nachfolgend „wir“).

2. Geltungsbereich

2.1 Diese Bedingungen gelten für jede Nutzung von ProFactuur (der Website und der Anwendung).

2.2 ProFactuur ist ausschließlich zur beruflichen Nutzung durch Unternehmen, Selbstständige und Organisationen bestimmt (nachfolgend „der Kunde“). Verbraucher können kein Konto erstellen.

2.3 Mit der Erstellung eines Kontos akzeptiert der Kunde diese Bedingungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung.

3. Konto und Verifizierung

3.1 Der Kunde macht bei der Registrierung richtige und vollständige Angaben und hält diese aktuell.

3.2 Der Kunde darf nur ein Unternehmen registrieren, zu dessen Vertretung er rechtlich befugt ist. Wir dürfen einen Nachweis dieser Befugnis verlangen. Die Verifizierung für Peppol erfolgt über unseren Peppol-Dienstleister und dessen Verifizierungsverfahren, bevor der Versand und Empfang über Peppol verfügbar werden.

3.3 Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim und ist für alle Handlungen über sein Konto verantwortlich, auch durch von ihm eingeladene Teammitglieder.

3.4 Vermutet der Kunde einen Missbrauch seines Kontos, meldet er dies unverzüglich an support@profactuur.be.

4. Der Dienst

4.1 ProFactuur ermöglicht dem Kunden, Angebote, Rechnungen und Gutschriften zu erstellen, Kunden zu verwalten und Dokumente über das Peppol-Netzwerk zu versenden und zu empfangen.

4.2 Wir dürfen den Dienst verbessern, erweitern oder ändern. Wesentliche Änderungen, die sich nachteilig auf den Kunden auswirken, kündigen wir im Voraus an.

5. Verantwortung für Rechnungen und Verwaltung

5.1 ProFactuur ist ein Hilfsmittel. Der Kunde bleibt selbst für den Inhalt seiner Dokumente verantwortlich, einschließlich Beträgen, Umsatzsteuersätzen, Umsatzsteuerregelung und gesetzlichen Pflichtangaben.

5.2 ProFactuur ersetzt weder einen Buchhalter noch die Beratung durch einen Steuerberater. Informationen auf der Website oder in der Anwendung sind allgemeiner Natur und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar.

5.3 Der Kunde ist selbst für die Einhaltung seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere Unterlagen verantwortlich. ProFactuur bietet die Möglichkeit, Dokumente herunterzuladen und zu exportieren.

6. Peppol-Registrierung und -Versand

6.1 Versand und Empfang über Peppol erfolgen über einen anerkannten Peppol-Access-Point-Dienstleister (derzeit Recommand).

6.2 Mit der Aktivierung von Peppol beauftragt der Kunde ProFactuur, sein Unternehmen im Peppol-Netzwerk zu registrieren und in seinem Namen Dokumente zu versenden und zu empfangen. ProFactuur tut dies über den Peppol-Dienstleister und handelt ausschließlich auf Weisung des Kunden.

6.3 Die Identitätsprüfung erfolgt durch den gesetzlichen Vertreter des Unternehmens über das Verifizierungsverfahren des Peppol-Dienstleisters. Versand und Empfang über Peppol werden erst nach erfolgreicher Verifizierung aktiviert.

6.4 Der Auftrag wird mit dem Namen des Nutzers, dem Datum, der Uhrzeit und der IP-Adresse als Nachweis des Registrierungsauftrags dokumentiert.

6.5 Wir unternehmen angemessene Anstrengungen für einen ordnungsgemäßen Betrieb, haften jedoch nicht für Störungen, Verzögerungen oder Ablehnungen, die auf das Peppol-Netzwerk, den Access-Point-Dienstleister oder das System des Empfängers zurückzuführen sind.

6.6 Der Kunde prüft den Status versendeter Dokumente in der Anwendung.

6.7 Bei Kündigung oder Downgrade kann ProFactuur die Peppol-Registrierung beenden. Der Kunde erhält hierfür eine Nachfrist von 14 Tagen, während der eingehende Dokumente weiterhin normal funktionieren und ein Upgrade die Abmeldung aufhebt. Nach dieser Frist wird das Unternehmen beim Peppol-Dienstleister abgemeldet; danach kann es über denselben Ablauf erneut registriert werden.

7. KI-Konnektor

7.1 Der Kunde kann ProFactuur über den KI-Konnektor (MCP) mit einem KI-Assistenten eines Drittanbieters verbinden.

7.2 Über den KI-Konnektor können ausschließlich Daten eingesehen und Entwürfe erstellt werden. Endgültige Dokumente, Versendungen sowie Änderungen an Unternehmens- und Zahlungsdaten erfolgen immer durch den Kunden selbst in der Anwendung.

7.3 Der Kunde wählt selbst, welchen KI-Assistenten er verbindet, und ist für dessen Nutzung verantwortlich. Über den KI-Konnektor abgerufene Daten werden nach den Bedingungen dieses Drittanbieters verarbeitet. Der Kunde prüft jeden Entwurf, bevor er ihn verwendet.

7.4 Der Kunde kann den Zugriff jederzeit über Integrationen widerrufen.

8. Zulässige Nutzung

Der Kunde nutzt ProFactuur nicht für rechtswidrige Zwecke, Betrug, falsche oder irreführende Dokumente, die Registrierung von Unternehmen, zu deren Vertretung er nicht befugt ist, oder Versuche, die Sicherheit oder den Betrieb des Dienstes zu umgehen oder zu stören.

9. Daten und Datenschutz

9.1 Der Kunde bleibt Eigentümer der Daten, die er in ProFactuur eingibt.

9.2 Für personenbezogene Daten, die der Kunde in ProFactuur verarbeitet (beispielsweise Daten seiner eigenen Kunden und Ansprechpartner), handeln wir als Auftragsverarbeiter. Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung unter /verwerkersovereenkomst ist Bestandteil dieser Bedingungen.

9.3 Wie wir personenbezogene Daten unserer eigenen Kunden und Websitebesucher verarbeiten, steht in unserer Datenschutzerklärung.

10. Preise und Zahlung

10.1 ProFactuur bietet die Tarife Gratis, Start, Pro und Team. Die Funktionen und monatlichen Limits stehen unter /prijzen. Gratis kostet € 0, ohne Peppol oder Export. Angebote, Kunden, Produkte, Scannen und Rechnungen per E-Mail sind in jedem Tarif unbegrenzt. Bei monatlicher Zahlung kostet Start € 9,99, Pro € 18,99 und Team € 43,99 pro Monat. Bei jährlicher Zahlung kostet Start € 95,88 pro Jahr (umgerechnet € 7,99 pro Monat), Pro € 179,88 pro Jahr (€ 14,99 pro Monat) und Team € 419,88 pro Jahr (€ 34,99 pro Monat). Kunden mit einem laufenden Abonnement behalten ihren Tarif und Preis bis zur nächsten Verlängerung.

10.2 Alle Preise verstehen sich ohne Umsatzsteuer. Zentio fällt unter die besondere Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen und berechnet deshalb keine Umsatzsteuer. Unsere Rechnungen tragen den Vermerk „Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen“ (besondere Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen).

10.3 Der Kunde wählt ein Monats- oder Jahresabonnement zum entsprechenden Preis. Ein Monatsabonnement wird monatlich bezahlt und ist monatlich kündbar. Bei einem Jahresabonnement wird der gesamte Jahrespreis im Voraus bezahlt. Die Zahlung erfolgt über Stripe, mit Bancontact, Karte oder SEPA, soweit in der Zahlungsumgebung verfügbar. Mit Abschluss des Abonnements autorisiert der Kunde die wiederkehrenden Zahlungen für die Verlängerung und den gesonderten Mehrverbrauch.

10.4 Ein Monatsabonnement verlängert sich stillschweigend um einen Monat und ein Jahresabonnement um ein Jahr, sofern der Kunde nicht vor dem Enddatum über Abonnement verwalten kündigt. Bestehende Jahresabonnements behalten ihre Laufzeit. Ein Wechsel von jährlicher zu monatlicher Zahlung wird erst nach der laufenden bezahlten Jahresperiode wirksam. Beginn und Ende stehen unter Einstellungen > Abonnement. Die Daten werden in der Zeitzone Europe/Brussels angezeigt.

10.5 Für einen laufenden bezahlten Zeitraum gibt es keine Rückerstattung, auch nicht bei Kündigung, Downgrade oder Nichtnutzung des Dienstes, vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Bestimmungen.

10.6 Ein Upgrade wird sofort wirksam. Stripe verrechnet den Restwert des aktuellen Zeitraums mit dem Preis des neuen Tarifs; der Kunde zahlt die bei der Bestätigung angezeigte Differenz. Ein Downgrade wird zum Ende des laufenden bezahlten Zeitraums wirksam. Tarifwechsel erfolgen über das Kundenportal und erstellen kein zweites Abonnement für dasselbe Unternehmen.

10.7 Bei einer fehlgeschlagenen Zahlung erhält der Kunde eine Benachrichtigung und eine Nachfrist von 7 Tagen, um die Zahlung zu begleichen. Ist die Zahlung danach nicht erfolgt, wird der Tarif auf Gratis zurückgestuft. Ausstehende Beträge bleiben geschuldet.

10.8 Die enthaltenen Peppol-Dokumente gelten pro Kalendermonat und pro Unternehmen. Ein Peppol-Dokument ist jede Rechnung oder Gutschrift, die über Peppol versendet oder empfangen wird. Oberhalb des Limits funktioniert alles weiter und jedes zusätzliche Peppol-Dokument kostet € 0,25. Angebote, Kunden, Produkte, Scannen und Rechnungen per E-Mail werden nicht mitgezählt. Testdokumente zählen weder für Limits noch für Mehrverbrauch.

10.9 Mehrverbrauch wird am 1. des Folgemonats gesondert in Rechnung gestellt und automatisch über Stripe abgebucht. Ohne Mehrverbrauch erfolgt keine gesonderte Rechnung. Der Kunde kann den Verbrauch unter Einstellungen > Abonnement einsehen.

10.10 Preisänderungen kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder in der Anwendung an. Sie gelten erst bei einer Verlängerung nach Ablauf der Ankündigungsfrist. Der Kunde kann vor dieser Verlängerung kündigen.

11. Verfügbarkeit

11.1 Wir streben eine möglichst hohe Verfügbarkeit an, garantieren jedoch keinen ununterbrochenen oder fehlerfreien Betrieb.

11.2 Geplante Wartungsarbeiten kündigen wir nach Möglichkeit im Voraus an.

12. Haftung

12.1 Wir haften nur für Schäden, die unmittelbar auf ein Verschulden unsererseits zurückzuführen sind.

12.2 Wir haften nicht für mittelbare Schäden wie entgangenen Gewinn, Kundenverlust, Geldbußen oder den Verlust von Daten, die der Kunde selbst hätte exportieren können.

12.3 Unsere Gesamthaftung ist auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem Schadensereignis an uns gezahlt hat.

12.4 Diese Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder Betrug.

13. Geistiges Eigentum

13.1 Die Software, das Design, der Markenname ProFactuur und alle zugehörigen Inhalte sind Eigentum von Zentio.

13.2 Der Kunde erhält ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung von ProFactuur, solange sein Konto aktiv ist.

14. Laufzeit und Beendigung

14.1 Ein Gratis-Konto läuft auf unbestimmte Zeit. Ein kostenpflichtiges Abonnement wird für einen Monat oder ein Jahr abgeschlossen und entsprechend dem gewählten Zeitraum gemäß Artikel 10.4 verlängert.

14.2 Der Kunde kann das kostenpflichtige Abonnement vor dem Enddatum über Abonnement verwalten kündigen. Der Tarif bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv und fällt danach auf Gratis zurück. Für den verbleibenden Zeitraum gibt es keine Rückerstattung. Das Auslaufen eines kostenpflichtigen Tarifs beendet das Gratis-Konto nicht: Die Daten bleiben gespeichert, solange dieses Konto besteht.

14.3 Der Kunde kann sein Konto über die Einstellungen löschen. Die Kontolöschung ersetzt nicht die Kündigung eines laufenden Stripe-Abonnements: Der Kunde kündigt dieses zuerst über Abonnement verwalten und exportiert seine Daten, bevor er sein Konto löscht. Daten, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, sind von der Löschung ausgenommen.

14.4 Wir können den Zugang bei einem Verstoß gegen diese Bedingungen, Betrug, Missbrauch oder einer falschen Registrierung sperren oder den Vertrag beenden. In anderen Fällen kündigen wir die Beendigung mindestens 30 Tage im Voraus an. Eine Sperrung hebt die Zahlungspflichten für den vereinbarten kostenpflichtigen Zeitraum nicht auf.

14.5 Bei Beendigung des Vertrags, außer bei einer sofortigen Kontolöschung auf Wunsch des Kunden, kann der Kunde seine Daten 30 Tage lang exportieren. Falls erforderlich, fordert er den Export über support@profactuur.be an. Danach löschen wir die Dokumente und sonstigen Daten des Kunden, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Unsere eigenen Rechnungen an den Kunden bewahren wir 10 Jahre auf. Der Kunde bleibt für seine eigene gesetzliche Aufbewahrungspflicht verantwortlich.

14.6 Läuft der Team-Tarif aus, gewähren API-Schlüssel keinen Zugriff mehr (HTTP 403) und Webhook-Versendungen werden eingestellt. Die Daten bleiben gespeichert, solange das Konto nicht beendet ist.

15. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen ändern. Wesentliche Änderungen kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder in der Anwendung an. Nutzt der Kunde ProFactuur nach dem Inkrafttreten weiter, akzeptiert er die neuen Bedingungen.

16. Anwendbares Recht und zuständiges Gericht

Für diese Bedingungen gilt belgisches Recht. Streitigkeiten werden ausschließlich den Gerichten des Gerichtsbezirks Limburg, Abteilung Hasselt, vorgelegt.

17. Kontakt

Fragen zu diesen Bedingungen: support@profactuur.be.

18. Öffentliche API, Testmodus und Webhooks

18.1 Die öffentliche API und Webhooks stehen ausschließlich mit einem aktiven Team-Tarif zur Verfügung. Die Möglichkeiten, technischen Limits und Bedingungen für Anfragen stehen in der öffentlichen Dokumentation unter /docs.

18.2 Der Kunde verwaltet seine API-Schlüssel selbst, hält sie geheim, beschränkt den Zugang und widerruft sie unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch. Der Kunde ist für alle Handlungen mit seinen Schlüsseln verantwortlich, auch durch Mitarbeiter oder externe Systeme.

18.3 Die API hat ein Limit von 60 Anfragen pro Minute und Schlüssel. Darüber hinaus gelten dieselben Tariflimits, Validierungen und Mehrverbrauchskosten wie in der Anwendung. Wir dürfen Anfragen begrenzen oder ablehnen, um Sicherheit und Verfügbarkeit zu schützen.

18.4 Testschlüssel arbeiten mit getrennten Testdaten und einer getrennten Testnummerierung. Testdokumente werden nicht tatsächlich über Peppol versendet und zählen nicht zum Verbrauch. Test-E-Mails gehen ausschließlich an den Inhaber des Unternehmens. Der Kunde verwendet im Testmodus fiktive Daten.

18.5 Der Kunde verwaltet seine Webhook-Adressen, Ereignisse und Signaturgeheimnisse selbst und prüft die Signatur eingehender Benachrichtigungen. Testereignisse gehen ausschließlich an Test-Endpunkte und Live-Ereignisse ausschließlich an Live-Endpunkte. Benachrichtigungen können erneut zugestellt werden; der Kunde verarbeitet doppelte Benachrichtigungen sicher. Wir garantieren keine ununterbrochene oder fehlerfreie Zustellung an das System des Kunden.

18.6 Wir dürfen API-Schlüssel widerrufen und den API- oder Webhook-Zugang bei Missbrauch, einem Sicherheitsrisiko oder einem Verstoß gegen diese Bedingungen aussetzen. Nach Möglichkeit informieren wir den Kunden. Dies entbindet den Kunden nicht von seinen Zahlungspflichten.