Kan ik wisselende aantallen via een abonnement factureren?

Nee, een abonnement factureert elke periode dezelfde regels. Voor wisselende aantallen maak je één factuur per maand.

Heeft ProFactuur leveringsbonnen?

Nee. Je houdt je leveringen zelf bij en zet de totalen per maand op de factuur.

Kan ik de factuur eerst nakijken?

Ja. Je kiest per abonnement of de factuur als concept klaarstaat of meteen verstuurd wordt.

Catering en horeca

Bedrijfscatering en vaste leveringen factureren

Elke dag dertig broodjes naar een kantoor, wekelijks een lunch voor een vergadering, een vaste fruitmand op maandag. Bedrijfscatering is een stabiele bron van inkomsten, maar alleen als je facturatie meegaat. Niemand wil elke dag een factuur voor tien broodjes.

Vaste prijs of wisselende hoeveelheid

Er zijn twee soorten bedrijfsklanten. De ene neemt elke maand hetzelfde, bijvoorbeeld een vaste lunchformule voor een team of een vast aantal leveringen per week. De andere bestelt wisselend: deze week twintig broodjes, volgende week vijfendertig.

Voor de eerste groep is een abonnement ideaal. De factuur is elke maand gelijk en vertrekt vanzelf. Voor de tweede groep werk je beter met één verzamelfactuur per maand, waarop je alle leveringen samen zet. Dat scheelt je klant veel kleine facturen en jou veel werk.

Bedrijven willen bovendien facturen die vlot in hun boekhouding komen. Belgische ondernemingen ontvangen ze sinds 2026 via Peppol, zodat ze niets meer moeten overtypen.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Vast bedrag: maak een abonnement
Kies de klant, voeg de regels toe en kies het ritme, bijvoorbeeld maandelijks. Kies of de factuur als concept klaarstaat of meteen vertrekt. Abonnementen zijn beschikbaar vanaf het plan Start.
2
Wisselende hoeveelheid: één maandfactuur
Houd de leveringen bij en maak aan het einde van de maand één factuur, met per product het totaal aantal en de periode in de omschrijving, bijvoorbeeld Broodjes, 1 tot 31 maart.
3
Zet je producten klaar
Maak producten voor je broodjes, lunchformules en leveringskosten. Bij de maandfactuur vul je alleen nog de aantallen in.
4
Verstuur via Peppol
Op een betalend plan gaat de factuur via Peppol rechtstreeks naar de boekhouding van je klant. In Debiteuren zie je welke bedrijven nog moeten betalen.

Voorbeeld

Voorbeeld: maandfactuur voor broodjesleveringen

Een traiteur levert broodjes en soep aan een kantoor, zonder bediening. Voor de levering van bereide maaltijden zonder bediening (zoals broodjes en lunches) gold lang 6%. De regering besliste dit tarief voor veel bereide maaltijden naar 12% te brengen. Vraag je boekhouder welk tarief vandaag geldt voor wat je levert. Tarief ter illustratie, laat het bevestigen door je boekhouder.

Broodjes, 1 tot 31 maart, 412 stuks aan € 4,20	€ 1.730,40
Soep, 1 tot 31 maart, 96 porties aan € 3,10	€ 297,60
Totaal excl. btw	€ 2.028,00
Btw 12%	€ 243,36
Totaal te betalen	€ 2.271,36

Komt er bediening of een receptie bij, dan is dat een andere prestatie met een eigen tarief. Lees hoe je verschillende btw-tarieven op één factuur zet.

Bestellingen bijhouden

ProFactuur heeft geen bestelmodule of leveringsbonnen. Je houdt de dagelijkse bestellingen bij zoals je gewend bent, in een rekenblad of je bestelsysteem, en neemt aan het einde van de maand de totalen over op de factuur.

Wil een bedrijf per afdeling een aparte factuur, maak dan per afdeling een aparte klant met het juiste adres of de juiste referentie. Zo komt elke factuur bij de juiste persoon terecht.

Abonnementen worden gepauzeerd als je onderneming terugvalt naar het gratis plan of als de betaling van je eigen ProFactuur-abonnement meer dan zeven dagen mislukt. Ze worden niet verwijderd en lopen verder zodra alles in orde is, zonder gemiste periodes alsnog te factureren.