Loodgieters en HVAC

Onderhoudscontracten voor ketels en warmtepompen factureren

Een onderhoudscontract is goud waard: elk jaar een vaste opdracht, een klant die bij jou blijft en een vlotte agenda in het voorjaar en het najaar. Maar honderd contracten betekent ook honderd facturen per jaar. Die wil je niet met de hand maken.

Waarom onderhoudsfacturen vaak blijven liggen

Een jaarlijkse factuur vergeet je makkelijk. Het contract liep in maart, het is nu mei en je hebt geen idee meer welke klanten al gefactureerd zijn. Wie met een rekenblad werkt, mist er altijd een paar, en elk gemist contract is omzet die je laat liggen.

Daarnaast verschillen contracten. De ene klant heeft een gasketel, de andere een warmtepomp, nog een andere twee toestellen. Sommige klanten betalen vooraf per jaar, andere liever per kwartaal. Je prijzen stijgen ook af en toe, en dat moet je overal aanpassen.

Met een abonnement per contract leg je dat één keer vast. ProFactuur maakt de facturen op het juiste moment, en jij kijkt ze na of laat ze automatisch vertrekken.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

  1. 1

    Maak een abonnement per contract

    Kies de klant, voeg de regels toe, zoals Jaarlijks onderhoud gasketel, en kies het ritme. Jaarlijks, halfjaarlijks, per kwartaal of maandelijks kan allemaal. Abonnementen zijn beschikbaar vanaf het plan Start.

  2. 2

    Kies de factuurdag

    Stel in vanaf wanneer het abonnement loopt. ProFactuur maakt telkens op de volgende factuurdag een nieuwe factuur.

  3. 3

    Concept of automatisch versturen

    Kies of de factuur eerst als concept klaarstaat zodat je ze kunt nakijken, of meteen verstuurd wordt per e-mail of via Peppol.

  4. 4

    Pas prijzen aan wanneer nodig

    Stijgt je tarief, dan pas je het abonnement aan. Facturen die al verstuurd zijn, blijven ongewijzigd.

Voorbeeld

Voorbeeld: onderhoudscontract voor een recente woning

Een HVAC-technicus onderhoudt jaarlijks een gasketel en twee warmtepompen bij een particulier. De woning is jonger dan tien jaar, dus geldt 21%.

Jaarlijks onderhoud gasketel, 1 stuk€ 145,00
Jaarlijks onderhoud warmtepomp, 2 stuks aan € 175,00€ 350,00
Totaal excl. btw€ 495,00
Btw 21%€ 103,95
Totaal per jaar€ 598,95

ProFactuur maakt deze factuur elk jaar op dezelfde dag en mailt ze met een betaal-QR. Voor oudere woningen lees je op de pagina over 6% btw bij renovatie welke voorwaarden er gelden. Voor een onderneming met periodieke btw-aangiftes geldt verlegging, zie de pagina over btw-verlegging.

Onderdelen en extra werk naast het contract

Vind je tijdens een onderhoud een defect onderdeel, dan valt dat meestal buiten het contract. Maak daarvoor een aparte factuur met het onderdeel en de extra arbeid, of een offerte als de klant eerst akkoord moet geven. Zo blijft de abonnementsfactuur elk jaar gelijk en herkenbaar.

Abonnementen worden gepauzeerd als je onderneming terugvalt naar het gratis plan of als een betaling van je eigen ProFactuur-abonnement meer dan zeven dagen mislukt. Ze worden niet verwijderd. Zodra alles in orde is, lopen ze vanzelf verder, zonder dat gemiste periodes alsnog gefactureerd worden.

In het overzicht van abonnementen zie je per klant wanneer de volgende factuur gemaakt wordt. Zo weet je in het voorjaar welke onderhoudsbeurten je moet inplannen.

Veelgestelde vragen

Klaar om slimmer te factureren?

Maak je account aan en start op Gratis. Kies een betalend plan zodra je documenten wil versturen.