Kan ik dienstencheques verwerken in ProFactuur?

Nee. Dienstencheques verwerk je via het platform van de uitgever, niet via een facturatieprogramma.

Wanneer maak ik wel een factuur?

Voor werk buiten het dienstenchequesysteem, bijvoorbeeld schoonmaak voor bedrijven of opdrachten die niet in aanmerking komen.

Kan mijn boekhouder meekijken?

Ja. Je nodigt je boekhouder uit, die alleen-lezen toegang krijgt tot je facturen en aankopen.

Schoonmaakbedrijven

Dienstencheques en facturatie

Veel schoonmaakbedrijven werken voor particulieren met dienstencheques en voor bedrijven met facturen. Dat zijn twee aparte circuits. ProFactuur is gemaakt voor het tweede. Op deze pagina lees je waarom, en hoe je beide netjes uit elkaar houdt.

Waarom dienstencheques geen factuur zijn

Een particulier die met dienstencheques betaalt, koopt die cheques bij de uitgever en geeft ze, meestal elektronisch, aan het erkende dienstenchequebedrijf. Het bedrijf laat de cheques terugbetalen via de uitgever. De particulier krijgt voor die uren dus geen factuur van jou, en een facturatieprogramma speelt in dat circuit geen rol.

Het dienstenchequesysteem is gereglementeerd door de gewesten en alleen erkende bedrijven mogen ermee werken. De regels over welke taken in aanmerking komen en hoe je cheques verwerkt, volgen uit die erkenning, niet uit je facturatie.

Daarnaast doe je misschien werk dat buiten het dienstenchequesysteem valt: schoonmaak van kantoren, praktijken of winkels, ramen wassen bij een bedrijf, een eenmalige grote poets. Voor dat werk maak je wel een gewone factuur, en daarvoor gebruik je ProFactuur.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Houd beide circuits gescheiden
Verwerk dienstencheques via het platform van de uitgever. Maak in ProFactuur alleen klanten aan voor werk dat je factureert, zodat je omzetcijfers in Rapporten alleen je facturen tonen.
2
Factureer werk buiten het systeem
Voor bedrijven en voor opdrachten die buiten dienstencheques vallen, maak je een offerte of factuur zoals gewoonlijk, met producten per uur, per beurt of per m².
3
Kies het juiste regime per klant
Werk je voor een onderneming waarvoor verlegging geldt, stel dan op de klantfiche het regime Medecontractant in. De vermelding komt dan automatisch op de factuur.
4
Verstuur via Peppol
Facturen aan Belgische ondernemingen verstuur je op een betalend plan via Peppol. Een particulier die je buiten dienstencheques factureert, krijgt een PDF met betaal-QR.

Voorbeeld

Voorbeeld: een bedrijf naast je dienstenchequeklanten

Een erkend dienstenchequebedrijf poetst ook de eigen bureaus van een vennootschap die periodieke btw-aangiftes indient. Dat werk valt buiten dienstencheques en wordt gefactureerd. Schoonmaak van gebouwen voor een klant met periodieke btw-aangiftes valt in de regel onder verlegging van btw. Laat dit voor jouw situatie bevestigen door je boekhouder.

Schoonmaak bureaus, april, 8 beurten aan € 72,00	€ 576,00
Ramen binnen en buiten, 1 forfait	€ 135,00
Totaal excl. btw	€ 711,00
Btw verlegd	€ 0,00
Totaal te betalen	€ 711,00

De uren die je met dienstencheques presteert bij particulieren, staan niet in ProFactuur. Wanneer verlegging geldt, lees je op de pagina over btw-verlegging.

Wat je best met je boekhouder bespreekt

Werk je zowel met dienstencheques als met facturen, dan heeft dat gevolgen voor je administratie en je btw. Bespreek met je boekhouder hoe je beide activiteiten verwerkt en welke regels gelden voor het werk dat je factureert.

Exporteer aan het einde van het kwartaal je facturen en aankopen uit ProFactuur, of laat je boekhouder rechtstreeks meekijken met alleen-lezen toegang. Zo heeft hij alles wat in het facturatiecircuit gebeurde.

Voor je vaste zakelijke klanten lees je hoe je een schoonmaakcontract elke maand automatisch factureert.