Kan ik extra werk op de maandfactuur zetten?

Dat kan als je de maandfactuur zelf maakt, maar met een abonnement werk je beter met een aparte factuur voor extra werk.

Heeft ProFactuur een tijdsregistratie?

Nee. Je vult het totaal aantal uren in op de factuur.

Kan de klant extra werk vooraf goedkeuren?

Ja, met een offerte die hij online goedkeurt, op de plannen Start, Pro en Team.

Schoonmaakbedrijven

Extra prestaties bovenop het contract factureren

Een klant vraagt een grote poets na een verbouwing, de ramen buiten het gewone ritme of een extra beurt voor een opendeurdag. Dat werk zit niet in het contract en moet apart gefactureerd worden. Wie het vergeet of op de verkeerde factuur zet, laat geld liggen of zorgt voor verwarring.

Waarom extra werk vaak verloren gaat

Extra opdrachten worden vaak mondeling gevraagd, aan de telefoon of tijdens een beurt. Je ploeg voert het werk uit, maar de informatie bereikt de facturatie niet altijd. Aan het einde van de maand weet niemand nog precies hoeveel uur er extra gewerkt werd.

Zet je het extra werk op de vaste maandfactuur, dan verandert die factuur elke maand. De klant ziet een ander bedrag en vraagt om uitleg. Bovendien wordt het moeilijk om je vaste contract met een abonnement automatisch te laten factureren.

De oplossing is eenvoudig: vaste beurten via het abonnement, extra werk via een aparte factuur. Spreek ook af dat extra werk vooraf bevestigd wordt, liefst met een offerte die de klant online goedkeurt.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Laat extra werk vooraf bevestigen
Maak voor grotere opdrachten een offerte en laat ze online goedkeuren. Voor kleinere opdrachten volstaat een bevestiging per e-mail, die je als notitie bij de klant bewaart.
2
Noteer het meteen
Maak een conceptfactuur zodra het werk gevraagd wordt en vul de uren aan wanneer het gedaan is. Een concept krijgt nog geen nummer, dus er ontstaat geen gat in je reeks.
3
Factureer apart van het contract
Maak de factuur definitief met een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld Extra poets na verbouwing, 14 maart. Het abonnement loopt ongewijzigd verder.
4
Volg op in Debiteuren
In Debiteuren zie je de vaste en extra facturen per klant, en in de klantentijdlijn alle facturen, betalingen en notities samen.

Voorbeeld

Voorbeeld: grote poets na een verbouwing

Een vaste klant, een vennootschap die periodieke btw-aangiftes indient, vraagt een extra poets na de verbouwing van haar kantoor. Schoonmaak van gebouwen voor een klant met periodieke btw-aangiftes valt in de regel onder verlegging van btw. Laat dit voor jouw situatie bevestigen door je boekhouder.

Extra poets na verbouwing, 14 maart, 2 medewerkers, 6,5 uur aan € 38,00	€ 494,00
Verwijderen van bouwstof en verfresten, forfait	€ 120,00
Totaal excl. btw	€ 614,00
Btw verlegd	€ 0,00
Totaal te betalen	€ 614,00

Het vaste maandcontract van deze klant blijft gewoon via het abonnement lopen. Wanneer verlegging geldt, lees je op de pagina over btw-verlegging.

Uren van je ploeg bijhouden

ProFactuur heeft geen tijdsregistratie of prikklok. Je houdt de uren van je medewerkers bij zoals je gewend bent en vult het totaal in op de factuur. Het aantal mag een decimaal getal zijn, zoals 6,5 uur.

Werk je met een vast uurtarief voor extra werk, zet het dan als product klaar. Een nieuwe factuur maak je dan met enkele tikken op je gsm, nog voor je ploeg terug in de bestelwagen zit.

Herinneringen staan standaard uit. Zet ze aan als je wilt dat ProFactuur na 7, 14 of 30 dagen een herinnering stuurt voor openstaande facturen.