Hoeveel voorschot mag ik vragen?

Dat spreek je zelf af met je klant. In de praktijk ligt het vaak tussen 20 en 40% bij grotere opdrachten.

Kan de klant het voorschot in delen betalen?

Ja. Deelbetalingen worden bijgehouden en je ziet altijd wat er nog openstaat.

Wat als het voorschot te hoog was?

Dan maak je een creditnota voor het verschil. Een verstuurde factuur zelf blijft ongewijzigd.

Schilders

Voorschot en eindfactuur voor schilderwerken

Een volledige woning schilderen of een appartementsblok opfrissen betekent weken werk en honderden liters verf. Die verf betaal je vooraf. Een voorschot zorgt ervoor dat je niet zelf de werf moet financieren, en het toont dat de klant het meent.

Wanneer vraag je een voorschot?

Voor een kamer of een gang vraagt bijna geen schilder een voorschot. Bij grotere opdrachten wel: een volledige woning, een gevel, een kantoor of werk dat je in meerdere weken uitvoert. Dan liggen je materiaalkosten hoog en zit er veel tijd tussen je eerste dag en je eindfactuur.

Spreek het voorschot af in je offerte. Vermeld het percentage, bijvoorbeeld 30%, en wanneer je het factureert, bijvoorbeeld bij goedkeuring of een week voor de start. Een klant die de offerte goedkeurt, gaat dan ook akkoord met het voorschot.

Het lastige deel is de eindfactuur. De klant moet zien wat het totaal van de werken was, wat hij al betaalde en wat er nog openstaat. Wordt dat onduidelijk, dan belt hij met vragen in plaats van te betalen.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Zet het voorschot in de offerte
Vermeld het percentage en het moment in je offerte of in je algemene voorwaarden en laat de offerte online goedkeuren.
2
Factureer het voorschot
Maak een factuur met één regel, zoals Voorschot 30% volgens offerte, aan hetzelfde btw-tarief als de werken. Verstuur ze met een betaal-QR, zodat de klant meteen kan overschrijven met de juiste mededeling.
3
Volg de betaling op
Registreer de betaling of importeer je bankafschrift in CSV of CODA. In Debiteuren zie je meteen welke voorschotten nog openstaan.
4
Maak de eindfactuur
Zet de offerte om naar een factuur, laat het voorschot eraf door het saldo te factureren, en vermeld het nummer en bedrag van de voorschotfactuur in de omschrijving.

Voorbeeld

Voorbeeld: volledige woning schilderen met 30% voorschot

Een goedgekeurde offerte van € 7.400,00 excl. btw voor een woning waar de voorwaarden voor 6% vervuld zijn.

Voorschotfactuur: 30% van € 7.400,00	€ 2.220,00
Btw 6% op het voorschot	€ 133,20
Te betalen bij akkoord	€ 2.353,20
Eindfactuur: saldo 70%	€ 5.180,00
Btw 6% op het saldo	€ 310,80
Te betalen bij oplevering	€ 5.490,80

Samen betaalt de klant € 7.844,00, precies de offerte inclusief btw. Of 6% van toepassing is, lees je op de pagina over 6% btw bij renovatie.

Meerwerk en wijzigingen bij de eindfactuur

Kwam er tijdens het werk meerwerk bij dat de klant goedkeurde, dan voeg je dat toe aan de eindfactuur als aparte regels. Het voorschot blijft gewoon een percentage van de oorspronkelijke offerte, zodat de berekening voor je klant te volgen blijft.

Valt een deel van het werk weg, bijvoorbeeld omdat de klant een kamer zelf schildert, dan verlaag je het saldo op de eindfactuur. Was het voorschot hoger dan het uiteindelijke totaal, dan maak je een creditnota op de voorschotfactuur. Een verstuurde factuur wordt nooit gewijzigd, zodat je administratie altijd klopt.

Herinneringen staan standaard uit. Wil je dat ProFactuur na 7, 14 of 30 dagen een betalingsherinnering stuurt, dan zet je dat zelf aan. Werk je voor een aannemer, lees dan de uitleg over btw-verlegging, want dan ziet ook je voorschotfactuur er anders uit.