Moet ik btw rekenen op doorgerekend advertentiebudget?

Daarover bestaat geen eenduidig antwoord: het hangt af van hoe je de kosten doorrekent en of je uitgaven in naam en voor rekening van je klant doet. Bespreek dit met je boekhouder en leg de afspraak vast.

Kan ik het budget elke maand aanpassen?

Ja. Je fee kan via een abonnement vast lopen, terwijl je de budgetregel per factuur aanpast aan het echte verbruik.

Kan ik de facturen van Google en Meta in ProFactuur bewaren?

Ja. Je verwerkt ze in je Inbox als aankoopdocument, of je zet ze om naar UBL met de gratis converter. Pas na jouw goedkeuring tellen ze mee in je kosten.

Webdesigners en marketeers

Advertentiebudget en beheerfee duidelijk van elkaar onderscheiden

Als marketingbureau beheer je het advertentiebudget van je klant. Elke maand gaat er geld naar Google Ads of Meta, en daarnaast factureer je je beheerfee. Die twee door elkaar op één regel zetten, zorgt voor verwarring en vragen. Apart op de factuur zetten maakt alles duidelijk.

Waarom budget en fee door elkaar problemen geven

Stort je klant € 2.150 en staat er op de factuur alleen Advertenties beheer, dan weet hij niet hoeveel daarvan naar Google ging en hoeveel jouw werk is. Bij zijn boekhouding ontstaan vragen, en bij de eerstvolgende prijsbespreking lijkt jouw fee veel hoger dan ze is.

Met aparte regels is het meteen helder: één regel voor het advertentiebudget dat je doorrekent, één regel voor je beheerfee. Je klant ziet wat de platformen kosten en wat hij jou betaalt. Dat maakt gesprekken over je fee een stuk makkelijker.

Hoe je doorgerekende kosten btw-technisch best behandelt, hangt af van hoe je ze afspreekt en boekt. Er is een verschil tussen kosten die je als eigen kost doorrekent en uitgaven die je in naam en voor rekening van je klant doet. Schrijf daar geen vaste regel voor op: bespreek met je boekhouder welke behandeling voor jouw situatie geldt, en leg die afspraak vast.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Maak aparte producten aan
Maak een product voor je beheerfee, bijvoorbeeld Beheer Google Ads, maandelijks, en een apart product voor het door te rekenen budget, zoals Advertentiebudget Google Ads, doorrekening.
2
Zet ze als aparte regels op de factuur
Op de maandelijkse factuur voeg je eerst je fee toe en daarna het budget, elk met een eigen bedrag en een duidelijke omschrijving. Vermeld in de omschrijving van de budgetregel de periode en het platform.
3
Werk met een abonnement voor de vaste delen
Is je fee elke maand gelijk, dan zet je die in een abonnement. Het variabele budget voeg je per factuur toe of pas je aan.
4
Bewaar de bewijzen van de platformen
De facturen of overzichten van Google en Meta bewaar je als bijlage bij je eigen boekhouding. Ontvang je ze als PDF, dan kun je ze in je Inbox verwerken of met de gratis PDF naar UBL converter omzetten.

Voorbeeld

Voorbeeld: maandelijkse factuur met budget en fee

Een marketingbureau factureert een Belgische webshop. De beheerfee wordt aan 21% btw gefactureerd. De btw-behandeling van het doorgerekende budget is vooraf met de boekhouder afgesproken.

Beheerfee Google Ads en Meta, maandelijks	€ 650,00
Btw 21% op de beheerfee	€ 136,50
Advertentiebudget Google Ads, doorrekening maart	€ 1.000,00
Advertentiebudget Meta, doorrekening maart	€ 500,00
Te betalen	€ 2.286,50

De klant ziet dat € 1.500,00 naar de advertentieplatformen ging en € 650,00 de fee is. Hoe het budget btw-technisch behandeld wordt, staat vast in de afspraak met de boekhouder. Val je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan reken je geen btw aan. Lees meer over de kleine ondernemingsregeling

Afspraken die je vooraf vastlegt

Leg in je offerte of samenwerkingsovereenkomst vast hoe je met advertentiebudget werkt. Betaalt de klant het budget vooraf aan jou en schiet jij het voor, of betaalt hij de platformen rechtstreeks en factureer je enkel je fee? Beide werkwijzen bestaan, maar ze leiden tot een verschillende factuur en een verschillende btw-behandeling.

Werk je met een abonnement voor je fee, dan blijft je vaste inkomstenstroom overzichtelijk terwijl het budget per maand varieert. In Rapporten zie je je omzet per klant, zodat je weet welke accounts het meest opleveren.

Factureer je aan een onderneming, dan gaat de factuur via Peppol. De aparte regels voor budget en fee blijven ook in het UBL-bestand zichtbaar, zodat het boekhoudpakket van je klant ze correct verwerkt.