Kan ik zowel maandelijkse als jaarlijkse abonnementen hebben?

Ja. Per abonnement kies je het ritme, dus hosting kan maandelijks lopen terwijl een jaarlijkse onderhoudscontract apart staat.

Worden de facturen automatisch verstuurd?

Dat kies je per abonnement. In de modus concept staat de factuur klaar om na te kijken en zelf te versturen. In de modus automatisch wordt ze definitief gemaakt en meteen verstuurd, via Peppol of per e-mail.

Wat gebeurt er als ik van plan verander?

Je abonnementen worden gepauzeerd, niet verwijderd. Na herstel van je plan hervatten ze automatisch, zonder gemiste periodes na te factureren.

Webdesigners en marketeers

Hosting, onderhoud en SEO-retainers automatisch factureren

De website is af, maar de samenwerking stopt niet. Hosting, onderhoud, updates en een SEO-retainer brengen elke maand of elk jaar opnieuw een factuur met zich mee. Wie die telkens met de hand maakt, verliest er tijd aan of vergeet ze. Met een abonnement lopen ze vanzelf.

Terugkerende facturen die te veel tijd kosten

Een onderhoudscontract van € 95 per maand is een mooie, stabiele inkomstenbron. Maar twaalf keer per jaar dezelfde factuur opmaken, versturen en opvolgen kost je per klant telkens een kwartier. Bij twintig klanten is dat een halve werkdag per maand, voor werk dat je al honderd keer deed.

Het echte risico is vergeten. Een maand zonder factuur is een maand zonder inkomsten, en drie maanden later terug factureren komt onprofessioneel over. Bij jaarlijkse hostingfacturen is het nog verraderlijker: die datum staat nergens in je agenda.

Bovendien wil je klant een voorspelbare factuur: hetzelfde bedrag, dezelfde omschrijving, op een vast moment. Dat vermindert vragen en versnelt de betaling.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Maak een abonnement per klant
Kies de klant, de regels zoals hosting of onderhoud, en het ritme: maandelijks of jaarlijks. Abonnementen zijn beschikbaar vanaf het plan Start.
2
Kies concept of automatisch versturen
Op elke vervaldag maakt ProFactuur een nieuwe factuur aan met de juiste regels en het juiste btw-tarief. In de modus concept staat ze klaar om na te kijken, in de modus automatisch wordt ze meteen verstuurd per e-mail of via Peppol.
3
Verstuur met betaal-QR
Elke factuur krijgt een betaal-QR volgens de Europese standaard. Je klant scant en betaalt meteen, met de juiste gestructureerde mededeling.
4
Volg openstaande bedragen op
In Debiteuren zie je welke abonnementsfacturen vervallen zijn. Een herinnering stuur je na een preview; automatische herinneringen staan standaard uit en zet je zelf aan als je dat wil.

Voorbeeld

Voorbeeld: maandelijks pakket voor een webshop

Een webdesigner factureert een Belgische webshop maandelijks voor hosting, onderhoud en SEO. De diensten worden aan 21% btw gefactureerd.

Hosting en SSL, maandelijks	€ 25,00
Onderhoud en updates, maandelijks	€ 95,00
SEO-retainer, maandelijks	€ 450,00
Totaal excl. btw	€ 570,00
Btw 21%	€ 119,70
Te betalen per maand	€ 689,70

Het abonnement maakt elke maand dezelfde factuur aan. De klant weet wat er komt en jij hoeft er niet meer aan te denken. Val je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan reken je geen btw aan. Lees meer over de kleine ondernemingsregeling

Prijzen aanpassen en pauzeren

Verhoog je je tarieven, dan pas je de regels van het abonnement aan. Vanaf dan gebruiken de nieuwe facturen het nieuwe bedrag. De al verstuurde facturen blijven ongewijzigd, zoals het hoort.

Stopt een klant of pauzeert hij, dan pauzeer je het abonnement in plaats van het te verwijderen. Zo blijft de historiek bewaard en hervat je later zonder alles opnieuw in te stellen. Verlies je zelf je betalend plan, dan pauzeren je abonnementen automatisch en hervatten ze na herstel, zonder gemiste periodes na te factureren.

Wil je weten wat je terugkerende omzet je oplevert, kijk dan in Rapporten. Je ziet je omzet per periode, je topklanten en je ontvangen betalingen, exclusief btw.