Hoeveel voorschot mag ik vragen?

Dat spreek je zelf af met je klant. Bij websiteprojecten ligt het vaak tussen 30 en 50%.

Kan de klant het voorschot in delen betalen?

Ja. Deelbetalingen worden bijgehouden en je ziet altijd wat er nog openstaat.

Wat als het project niet doorgaat na het voorschot?

Dan maak je een creditnota voor het deel dat je terugbetaalt. Een verstuurde factuur blijft ongewijzigd.

Webdesigners en marketeers

Voorschot bij start, saldo bij oplevering

Een websiteproject duurt weken of maanden. Zonder voorschot financier je zelf al die uren voor, met het risico dat de klant ondertussen van gedacht verandert. Een voorschot bij de start dekt je eerste werk en toont dat de klant het meent. Bij de oplevering volgt dan enkel het saldo.

Waarom je niet zonder voorschot wilt starten

Veel webdesigners en bureaus vragen 30 tot 50% vooraf. Dat is geen onbeleefdheid maar gezond verstand: je reserveert tijd in je planning, je schakelt misschien een copywriter of fotograaf in en je koopt licenties of hosting aan. Zonder voorschot draag jij al dat risico alleen.

Het voorschot spreek je best af in de offerte. Vermeld het percentage en het moment, bijvoorbeeld 50% bij akkoord en 50% bij oplevering. Wie de offerte online goedkeurt, gaat ook akkoord met die betalingsafspraak. Zo is er achteraf geen discussie over wat afgesproken was.

Het lastige deel is de eindfactuur. Je klant moet in één oogopslag zien wat het project kostte, wat hij al betaalde en wat er nog openstaat. Wordt dat onduidelijk, dan krijg je vragen in plaats van een betaling.

In ProFactuur

Zo doe je het, stap voor stap

1
Zet het voorschot in de offerte
Vermeld het percentage en het moment in je offerte of in je algemene voorwaarden, en laat de offerte online goedkeuren. Het akkoord met het voorschot ligt dan vast.
2
Factureer het voorschot bij de start
Maak een factuur met één regel, zoals Voorschot 50% volgens offerte, aan hetzelfde btw-tarief als het project. Verstuur ze met een betaal-QR, zodat de klant meteen kan overschrijven met de juiste mededeling.
3
Volg de betaling op
Registreer de betaling of importeer je bankafschrift in CSV of CODA. In Debiteuren zie je welke voorschotten nog openstaan. Herinneringen staan standaard uit; wil je ze na 7, 14 of 30 dagen versturen, dan zet je dat zelf aan.
4
Factureer het saldo bij oplevering
Zet de offerte om naar een factuur voor het resterende deel en vermeld het nummer en bedrag van de voorschotfactuur in de omschrijving. Je klant ziet zo dat beide facturen samen het offertebedrag vormen.

Voorbeeld

Voorbeeld: website van € 6.000 met 50% voorschot

Een marketingbureau maakt een website voor een Belgische onderneming. De goedgekeurde offerte bedraagt € 6.000,00 excl. btw, gefactureerd aan 21%.

Voorschotfactuur: 50% van € 6.000,00	€ 3.000,00
Btw 21% op het voorschot	€ 630,00
Te betalen bij akkoord	€ 3.630,00
Eindfactuur: saldo 50%	€ 3.000,00
Btw 21% op het saldo	€ 630,00
Te betalen bij oplevering	€ 3.630,00

Samen betaalt de klant € 7.260,00, precies de offerte inclusief btw. De eindfactuur verwijst naar de voorschotfactuur, zodat het geheel duidelijk blijft. Val je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan reken je geen btw aan. Lees meer over de kleine ondernemingsregeling

Wijzigingen onderweg

Komt er tijdens het project werk bij, zoals een extra pagina of een webshopmodule die toch nodig is, leg dat dan vast in een aanvullende offerte en laat ook die goedkeuren voor je eraan begint. Bij de eindfactuur voeg je de extra regels toe. Het voorschot blijft een percentage van de oorspronkelijke offerte, zodat de berekening voor je klant te volgen blijft.

Valt een deel van het project weg, dan verlaag je het saldo op de eindfactuur. Was het voorschot hoger dan het uiteindelijke totaal, dan maak je een creditnota op de voorschotfactuur. Een verstuurde factuur wordt in ProFactuur nooit gewijzigd, zodat je nummering zonder gaten blijft en je administratie altijd klopt.

Werk je met deelbetalingen, bijvoorbeeld omdat de klant het saldo in twee keer betaalt, dan houdt ProFactuur bij wat er nog openstaat. Je ziet per factuur altijd het betaalde en het openstaande bedrag.