Puis-je encore modifier le nombre de convives ?

Oui. Avant approbation, modifiez le devis. Ensuite, convertissez-le en facture et adaptez-y la quantité.

Le client peut-il choisir entre deux menus dans un devis ?

Non, il n'y a pas de lignes optionnelles. Créez deux devis pour qu'il en approuve un.

Puis-je ajouter du personnel à l'heure ?

Oui. Créez un produit avec l'unité heure et indiquez les heures, y compris les décimales.

Traiteurs et horeca

Un devis événementiel par personne ou par menu

Un mariage de 120 invités, une fête du personnel ou une réception d'inauguration : le client veut rapidement connaître le prix, alors que le nombre de convives change souvent encore. Un devis par personne ou par menu évite de tout recalculer.

Pourquoi un prix par personne fonctionne

Avec un prix global, dix invités de plus ou de moins imposent un nouveau calcul. Un prix par personne permet de modifier une seule quantité et rend le coût d'un invité supplémentaire clair. Distinguez toutefois les frais fixes ou séparés : location de matériel, montage, transport et personnel à l'heure. Le client comprend ainsi pourquoi un petit groupe ne coûte pas proportionnellement moins cher.

Précisez dans le devis la date limite de modification du nombre de convives, par exemple sept jours avant l'événement. Ensuite, facturez le minimum convenu, même si moins de personnes viennent.

Dans ProFactuur

Comment faire, étape par étape

1
Créez vos menus comme produits
Créez un produit par formule, comme Walking dinner, par personne, ou Réception avec amuse-bouches, par personne. Choisissez l'unité pièce et précisez par personne dans le nom. Créez des forfaits pour le matériel et le transport.
2
Indiquez le nombre de convives
Sélectionnez la formule et le nombre de convives sur le devis. Ajoutez le personnel à l'heure et le matériel au forfait. ProFactuur calcule chaque ligne et le total.
3
Faites approuver en ligne
Avec une formule payante, envoyez le devis par e-mail. Le client l'approuve avec son nom et sa signature, ou le refuse en indiquant un motif. L'heure et l'adresse IP sont conservées.
4
Adaptez la quantité sur la facture
Si le nombre change après approbation, convertissez le devis en facture et modifiez-y la quantité. Le devis approuvé reste conservé comme preuve.

Exemple

Exemple : walking dinner pour un mariage

Un traiteur établit un devis pour 85 invités. Les taux de TVA sont illustratifs : leur application dépend des prestations et de la présence d'un service.

Walking dinner, 85 personnes à 42,00 €	3 570,00 €
Service, 4 collaborateurs, 5 heures à 38,00 €	760,00 €
Location de vaisselle et de verres, forfait	240,00 €
Transport et montage, forfait	150,00 €
Total HTVA	4 720,00 €

Si le client annonce 92 invités une semaine avant la fête, la première ligne passe à 3 864,00 € ; le reste ne change pas. Réglez la TVA par ligne comme expliqué sur la page des taux de TVA pour les traiteurs.

Options et choix du client

Si le client hésite entre un walking dinner et un buffet, créez deux devis distincts. Le suivi indique lequel il a consulté et approuvé. Il n'existe pas de lignes optionnelles à cocher. Fixez une durée de validité : une date de haute saison peut être complète lorsqu'un client approuve le devis trois mois plus tard.

Ajoutez vos conditions générales dans les paramètres, notamment les règles d'annulation et le nombre définitif de convives. Après approbation, demandez généralement un acompte. Consultez la page sur l'acompte à la réservation et le décompte après l'événement.