Traiteurs et horeca

Acompte à la réservation et décompte après l'événement

Réserver une salle ou un traiteur pour un samedi de juin bloque cette date pour les autres clients. Un acompte protège des annulations tardives et confirme au client que sa date est réservée.

Les difficultés liées aux acomptes

Le décompte se complique si le nombre de convives change, si des boissons s'ajoutent ou si le client choisit un dessert plus cher au dernier moment. La facture finale doit montrer le total, l'acompte déjà payé et le solde. Suivez les encaissements : une réservation sans acompte payé n'est pas réellement confirmée, ce qu'il faut savoir avant les achats et la planification du personnel.

Convenez à l'avance du montant de l'acompte, de son échéance et des conséquences d'une annulation. Inscrivez-les dans le devis ou les conditions générales approuvés par le client.

Dans ProFactuur

Comment faire, étape par étape

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    Facturez l'acompte

    Après approbation du devis, créez une facture avec une ligne telle que Acompte de 30 % selon devis. Envoyez-la avec un QR de paiement pour un règlement immédiat avec la bonne communication.

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    Suivez le paiement

    Enregistrez le paiement ou importez l'extrait bancaire en CSV ou CODA. Les comptes clients montrent les réservations dont l'acompte reste impayé.

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    Établissez le décompte

    Après l'événement, convertissez le devis en facture avec les quantités définitives. Déduisez l'acompte via une ligne Acompte déjà facturé, avec le numéro de la facture d'acompte.

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    Envoyez et suivez

    Envoyez la facture finale par e-mail ou, pour une entreprise, via Peppol. Les rappels sont désactivés par défaut ; activez-les si nécessaire.

Exemple

Exemple : fête du personnel avec acompte de 30 %

Un devis de 6 000,00 € HTVA est approuvé pour une fête du personnel. Des boissons supplémentaires sont consommées. Tous les montants sont HTVA, car le taux peut varier par ligne.

Facture d'acompte : 30 % de 6 000,00 €1 800,00 €
Décompte : devis selon le nombre définitif6 240,00 €
Boissons supplémentaires selon consommation310,00 €
Acompte déjà facturé-1 800,00 €
Solde HTVA4 750,00 €

Le client voit le total de 6 550,00 € HTVA, l'acompte et le solde. Appliquez de préférence à l'acompte le même taux de TVA qu'aux prestations concernées, après confirmation de votre comptable.

Annulations et modifications

En cas d'annulation, le montant que vous pouvez conserver dépend des conditions convenues dans le devis ou les conditions générales. Pour rembourser une partie de l'acompte, émettez une note de crédit sur la facture d'acompte. Ne modifiez jamais une facture envoyée, afin de préserver la cohérence comptable.

Si l'événement change de date, l'acompte reste en place. Mentionnez la nouvelle date sur le décompte pour faire le lien avec le paiement antérieur. Les paiements partiels sont suivis : même si le solde est payé en deux fois, le montant restant est toujours visible.

Questions fréquentes

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