Wann verlange ich die Anzahlung am besten?

Meist direkt nach der Angebotsbestätigung. Der Termin ist erst nach Eingang der Anzahlung fest reserviert.

Was passiert bei einer Stornierung?

Es gelten Ihre Bedingungen. Müssen Sie etwas erstatten, erstellen Sie eine Gutschrift.

Kann ich eine negative Rechnungsposition hinzufügen?

Ja, mit einem negativen Stückpreis, etwa zum Abzug einer bereits berechneten Anzahlung.

Catering und Gastronomie

Anzahlung bei Reservierung und Schlussrechnung nach der Veranstaltung

Wer einen Saal oder Caterer für einen Samstag im Juni bucht, blockiert diesen Tag für andere Kunden. Eine Anzahlung schützt vor kurzfristigen Absagen und gibt dem Kunden Sicherheit, dass sein Termin reserviert ist.

Typische Probleme bei Anzahlungen

Die Schlussrechnung wird schwieriger, wenn sich die Gästezahl ändert, zusätzliche Getränke hinzukommen oder kurzfristig ein teureres Dessert gewählt wird. Sie muss Gesamtbetrag, gezahlte Anzahlung und offenen Rest zeigen. Behalten Sie Zahlungseingänge im Blick: Ohne gezahlte Anzahlung ist eine Reservierung eigentlich nicht bestätigt. Das sollten Sie vor Einkäufen und Personalplanung wissen.

Vereinbaren Sie Höhe, Zahlungsfrist und Stornofolgen im Voraus und halten Sie diese im Angebot oder in den vom Kunden bestätigten Geschäftsbedingungen fest.

In ProFactuur

So geht es, Schritt für Schritt

1
Anzahlung berechnen
Erstellen Sie nach Angebotsbestätigung eine Rechnung mit einer Position, etwa 30 % Anzahlung laut Angebot. Senden Sie einen Zahlungs-QR-Code mit, damit der Kunde sofort mit dem richtigen Verwendungszweck zahlen kann.
2
Zahlung verfolgen
Erfassen Sie die Zahlung oder importieren Sie den Kontoauszug als CSV oder CODA. Die Debitorenübersicht zeigt Reservierungen mit unbezahlter Anzahlung.
3
Schlussrechnung erstellen
Wandeln Sie nach der Veranstaltung das Angebot mit endgültigen Mengen in eine Rechnung um. Ziehen Sie die Anzahlung über die Position Bereits berechnete Anzahlung samt Nummer der Anzahlungsrechnung ab.
4
Versenden und nachverfolgen
Senden Sie die Schlussrechnung per E-Mail oder bei Unternehmen über Peppol. Zahlungserinnerungen sind standardmäßig deaktiviert und können bei Bedarf eingeschaltet werden.

Beispiel

Beispiel: Betriebsfeier mit 30 % Anzahlung

Ein Angebot über 6.000,00 € ohne MwSt. für eine Betriebsfeier wurde bestätigt. Hinzu kommen zusätzlich ausgeschenkte Getränke. Alle Beträge sind ohne MwSt., da der Satz je Position variieren kann.

Anzahlungsrechnung: 30 % von 6.000,00 €	1.800,00 €
Schlussrechnung: Angebot nach endgültiger Gästezahl	6.240,00 €
Zusätzliche Getränke nach Verbrauch	310,00 €
Bereits berechnete Anzahlung	-1.800,00 €
Restbetrag ohne MwSt.	4.750,00 €

Der Kunde erkennt den Gesamtbetrag von 6.550,00 € ohne MwSt., die Anzahlung und den Restbetrag. Verwenden Sie für die Anzahlung möglichst denselben MwSt.-Satz wie für die zugehörigen Leistungen; lassen Sie dies vom Steuerberater oder Buchhalter bestätigen.

Stornierungen und Änderungen

Bei einer Stornierung richtet sich der einbehaltbare Betrag nach den vereinbarten Bedingungen im Angebot oder den Geschäftsbedingungen. Müssen Sie einen Teil der Anzahlung erstatten, erstellen Sie eine Gutschrift zur Anzahlungsrechnung. Bereits versandte Rechnungen werden für eine nachvollziehbare Buchhaltung nie geändert.

Bei einer Terminverschiebung bleibt die Anzahlung bestehen. Nennen Sie das neue Datum auf der Schlussrechnung, damit der Bezug zur früheren Zahlung klar ist. Teilzahlungen werden erfasst: Auch wenn der Kunde den Rest in zwei Raten zahlt, bleibt der offene Betrag sichtbar.