Kann ich die Gästezahl noch ändern?

Ja. Vor der Bestätigung ändern Sie das Angebot. Danach wandeln Sie es in eine Rechnung um und passen dort die Menge an.

Kann der Kunde in einem Angebot zwischen zwei Menüs wählen?

Nein, optionale Positionen gibt es nicht. Erstellen Sie zwei Angebote, von denen der Kunde eines bestätigt.

Kann ich Personal nach Stunden hinzufügen?

Ja. Legen Sie ein Produkt mit der Einheit Stunde an und tragen Sie die Stunden ein, auch mit Dezimalstellen.

Catering und Gastronomie

Ein Veranstaltungsangebot pro Person oder Menü

Eine Hochzeit mit 120 Gästen, eine Betriebsfeier oder ein Empfang nach einer Eröffnung: Kunden möchten schnell den Preis kennen, obwohl sich die Gästezahl oft noch ändert. Ein Angebot pro Person oder Menü erspart ständiges Neuberechnen.

Warum ein Preis pro Person sinnvoll ist

Bei einem Gesamtpreis müssen Sie für zehn Gäste mehr oder weniger alles neu berechnen. Ein Preis pro Person erfordert nur eine Mengenänderung und zeigt die Kosten jedes zusätzlichen Gastes. Materialmiete, Aufbau, Transport und Personalstunden gehören auf eigene Positionen. So wird deutlich, warum eine kleinere Gruppe nicht proportional günstiger ist.

Legen Sie im Angebot fest, bis wann sich die Gästezahl ändern darf, etwa bis sieben Tage vor der Veranstaltung. Danach berechnen Sie die vereinbarte Mindestzahl, auch wenn weniger Gäste kommen.

In ProFactuur

So geht es, Schritt für Schritt

1
Menüs als Produkte anlegen
Erstellen Sie je Paket ein Produkt, etwa Walking Dinner, pro Person, oder Empfang mit Häppchen, pro Person. Wählen Sie die Einheit Stück und schreiben Sie pro Person in den Namen. Material und Transport legen Sie als Pauschalen an.
2
Gästezahl eintragen
Wählen Sie das Paket im Angebot und tragen Sie die Gästezahl ein. Ergänzen Sie Personal nach Stunden und Materialmiete als Pauschale. ProFactuur berechnet Positionen und Gesamtbetrag.
3
Online bestätigen lassen
Mit einem kostenpflichtigen Tarif versenden Sie das Angebot per E-Mail. Der Kunde bestätigt mit Namen und Unterschrift oder lehnt mit Begründung ab. Zeitpunkt und IP-Adresse werden gespeichert.
4
Menge auf der Rechnung anpassen
Ändert sich die Gästezahl nach der Bestätigung, wandeln Sie das Angebot in eine Rechnung um und ändern dort die Menge. Das bestätigte Angebot bleibt als Nachweis erhalten.

Beispiel

Beispiel: Walking Dinner für eine Hochzeit

Ein Caterer erstellt ein Angebot für 85 Gäste. Die MwSt.-Sätze dienen zur Veranschaulichung; maßgeblich sind die Leistung und eine eventuelle Bedienung.

Walking Dinner, 85 Personen zu 42,00 €	3.570,00 €
Bedienung, 4 Mitarbeitende, 5 Stunden zu 38,00 €	760,00 €
Geschirr- und Gläsermiete, pauschal	240,00 €
Transport und Aufbau, pauschal	150,00 €
Gesamt ohne MwSt.	4.720,00 €

Meldet der Kunde eine Woche vor der Feier 92 Gäste, steigt die erste Position auf 3.864,00 €; alles andere bleibt gleich. Stellen Sie die MwSt. je Position wie auf der Seite zu Catering-MwSt.-Sätzen beschrieben ein.

Optionen und Auswahl für den Kunden

Schwankt der Kunde zwischen Walking Dinner und Buffet, erstellen Sie zwei Angebote. Die Übersicht zeigt, welches er angesehen und bestätigt hat. Optionale Positionen zum Ankreuzen gibt es nicht. Legen Sie eine Gültigkeitsdauer fest: Ein Hochsaisontermin kann bereits belegt sein, wenn ein Kunde erst nach drei Monaten bestätigt.

Hinterlegen Sie Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen mit Stornoregeln und der endgültigen Gästezählung in den Einstellungen. Nach der Bestätigung verlangen Sie üblicherweise eine Anzahlung. Lesen Sie dazu die Seite zur Anzahlung bei Reservierung und zur Schlussrechnung nach der Veranstaltung.