- Öffnen Sie eine endgültig festgeschriebene Rechnung. Unter der Rechnung finden Sie den Bereich mit den Zahlungen und dem offenen Betrag.
- Klicken Sie auf Zahlung erfassen, geben Sie Datum, Betrag und gegebenenfalls eine Notiz ein und speichern Sie. Zahlt der Kunde in Teilbeträgen, erfassen Sie jede Zahlung einzeln. Der Status wechselt zu Teilweise bezahlt und beim vollständigen Betrag zu Bezahlt.
- Wenn Sie eine IBAN hinterlegt haben und noch ein Betrag offen ist, erscheint auf der Rechnung und im PDF ein Zahlungs-QR-Code mit Zum Bezahlen scannen. Ihr Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App: Betrag, Konto und strukturierte Zahlungsreferenz sind dann bereits eingetragen.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Zahlungserinnerungen. Zahlungserinnerungen sind standardmäßig ausgeschaltet. Es gibt drei Stufen, standardmäßig 7, 14 und 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Aktivieren Sie die gewünschte Stufe, passen Sie bei Bedarf die Anzahl der Tage, den Betreff und den Text an und klicken Sie auf Speichern.
- Jeden Morgen versendet ProFactuur die jeweils fällige Zahlungserinnerung mit der Rechnung als PDF-Anhang. Jede Stufe wird pro Rechnung nur einmal versendet. Sobald die Rechnung bezahlt ist, endet der Versand.
- Möchten Sie selbst eine Zahlungserinnerung versenden? Klicken Sie auf der Rechnung auf Zahlungserinnerung versenden. Dort sehen Sie auch, welche Erinnerungen bereits versendet wurden.
- Möchte ein Kunde keine Zahlungserinnerungen erhalten? Aktivieren Sie im Kundendatensatz Keine automatischen Zahlungserinnerungen an diesen Kunden.
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