À partir de quelle formule puis-je utiliser les abonnements ?

Dès la formule Start. Avec la formule gratuite, le menu reste visible avec un cadenas.

Puis-je facturer par trimestre plutôt que par an ?

Oui. Chaque abonnement peut être mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel.

ProFactuur planifie-t-il aussi les visites d’entretien ?

Non, il n’y a ni planning ni agenda. ProFactuur crée les factures ; vous gérez les rendez-vous.

Plombiers et HVAC

Facturer les contrats d’entretien de chaudières et pompes à chaleur

Un contrat d’entretien assure une mission annuelle, fidélise le client et facilite l’organisation au printemps et à l’automne. Mais cent contrats représentent cent factures par an : inutile de les créer à la main.

Pourquoi les factures d’entretien prennent du retard

En mai, un contrat arrivé à échéance en mars peut déjà être oublié. Un tableur laisse passer des clients et donc du chiffre d’affaires. Les contrats diffèrent : chaudière à gaz, pompe à chaleur ou deux appareils, paiement annuel anticipé ou trimestriel, sans oublier les hausses de prix à répercuter.

Un abonnement par contrat fixe ces paramètres une seule fois. ProFactuur crée les factures au bon moment ; vous les vérifiez ou les faites envoyer automatiquement.

Dans ProFactuur

Comment faire, étape par étape

1
Créez un abonnement par contrat
Sélectionnez le client, ajoutez les lignes, par exemple Entretien annuel chaudière à gaz, puis choisissez une fréquence annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle. Les abonnements sont disponibles dès la formule Start.
2
Choisissez la date de facturation
Définissez la date de début. ProFactuur crée ensuite une facture à chaque prochaine échéance de facturation.
3
Brouillon ou envoi automatique
Choisissez de vérifier d’abord un brouillon ou d’envoyer directement la facture par e-mail ou via Peppol.
4
Adaptez les prix si nécessaire
Modifiez l’abonnement si votre tarif augmente. Les factures déjà envoyées restent inchangées.

Exemple

Exemple : contrat d’entretien pour un logement récent

Un technicien HVAC entretient chaque année une chaudière à gaz et deux pompes à chaleur chez un particulier. Le logement a moins de dix ans : la TVA est de 21 %.

Entretien annuel chaudière à gaz, 1 unité	145,00 €
Entretien annuel pompe à chaleur, 2 unités à 175,00 €	350,00 €
Total HTVA	495,00 €
TVA à 21 %	103,95 €
Total annuel	598,95 €

ProFactuur crée cette facture à la même date chaque année et l’envoie par e-mail avec un QR de paiement. Pour les logements plus anciens, consultez les conditions de la TVA à 6 % en rénovation. Pour une entreprise déposant des déclarations périodiques à la TVA, l’autoliquidation s’applique : consultez la page correspondante.

Pièces et travaux supplémentaires hors contrat

Une pièce défectueuse découverte pendant l’entretien est généralement hors contrat. Facturez séparément la pièce et la main-d’œuvre supplémentaire, ou établissez un devis si un accord préalable est nécessaire. La facture d’abonnement reste ainsi identique et reconnaissable chaque année. L’aperçu des abonnements indique la prochaine date de facturation par client pour vous aider à prévoir les entretiens au printemps.

Les abonnements sont suspendus si votre entreprise revient à la formule gratuite ou si le paiement de votre propre abonnement ProFactuur échoue pendant plus de sept jours. Ils ne sont pas supprimés et reprennent automatiquement après régularisation, sans facturation rétroactive des périodes manquées.