Kann ich Zusatzarbeit auf die Monatsrechnung setzen?

Ja, wenn Sie diese selbst erstellen. Bei einem Abonnement ist eine separate Rechnung besser.

Hat ProFactuur eine Zeiterfassung?

Nein. Sie tragen die gesamte Stundenzahl in die Rechnung ein.

Kann der Kunde Zusatzarbeit vorab bestätigen?

Ja, mit einem online bestätigten Angebot in Start, Pro und Team.

Reinigungsunternehmen

Zusatzleistungen außerhalb des Vertrags abrechnen

Grundreinigung nach Umbauten, Fenster außerhalb des üblichen Rhythmus oder ein zusätzlicher Einsatz für einen Tag der offenen Tür: Diese Leistungen sind nicht im Vertrag enthalten und gehören auf eine separate Rechnung. Sonst drohen Einnahmeverluste oder Missverständnisse.

Warum Zusatzleistungen oft verloren gehen

Zusatzaufträge kommen oft mündlich, telefonisch oder während eines Einsatzes. Das Team erledigt sie, aber die Information erreicht die Rechnungsstellung nicht immer. Am Monatsende kennt niemand mehr die zusätzlichen Stunden. Auf der festen Monatsrechnung verursachen solche Leistungen wechselnde Beträge, Rückfragen und Probleme bei der automatischen Abrechnung.

Die Lösung: regelmäßige Einsätze im Abonnement, Zusatzarbeiten auf einer separaten Rechnung. Vereinbaren Sie eine vorherige Bestätigung, möglichst durch ein online bestätigtes Angebot.

In ProFactuur

So geht es, Schritt für Schritt

1
Zusatzarbeit vorab bestätigen lassen
Für größere Aufträge erstellen Sie ein online zu bestätigendes Angebot. Bei kleinen Aufträgen genügt eine E-Mail-Bestätigung, die Sie als Notiz beim Kunden speichern.
2
Sofort erfassen
Erstellen Sie bei der Anfrage einen Rechnungsentwurf und ergänzen Sie die Stunden nach Abschluss. Entwürfe haben noch keine Nummer, daher entsteht keine Lücke im Nummernkreis.
3
Getrennt vom Vertrag abrechnen
Stellen Sie die Rechnung mit einer klaren Beschreibung fertig, etwa Zusatzreinigung nach Umbau, 14. März. Das Abonnement läuft unverändert weiter.
4
Unter Debitoren nachverfolgen
Unter Debitoren sehen Sie feste und zusätzliche Rechnungen je Kunde. Die Kundenchronik vereint Rechnungen, Zahlungen und Notizen.

Beispiel

Beispiel: Grundreinigung nach einem Umbau

Ein Stammkunde, eine Gesellschaft mit periodischen Mehrwertsteuererklärungen, bestellt eine Zusatzreinigung nach dem Umbau seiner Büros. Gebäudereinigung für solche Kunden unterliegt in der Regel dem Reverse-Charge-Verfahren. Lassen Sie Ihren Fall vom Steuerberater/Buchhalter bestätigen.

Zusatzreinigung nach Umbau, 14. März, 2 Mitarbeitende, 6,5 Stunden zu 38,00 €	494,00 €
Baustaub und Farbreste entfernen, pauschal	120,00 €
Gesamt ohne MwSt.	614,00 €
Reverse-Charge	0,00 €
Zahlbetrag	614,00 €

Der feste Monatsvertrag läuft unverändert über das Abonnement. Wann das Reverse-Charge-Verfahren gilt, erläutert die entsprechende Seite.

Arbeitsstunden Ihres Teams erfassen

ProFactuur bietet weder Zeiterfassung noch Stempeluhr. Erfassen Sie die Stunden wie gewohnt und tragen Sie die Gesamtzahl in die Rechnung ein, auch dezimal wie 6,5 Stunden. Hinterlegen Sie einen festen Stundensatz für Zusatzarbeit als Produkt. So erstellen Sie die Rechnung mit wenigen Eingaben am Smartphone, noch bevor das Team wieder im Lieferwagen sitzt.

Zahlungserinnerungen sind standardmäßig ausgeschaltet. Aktivieren Sie sie, wenn ProFactuur nach 7, 14 oder 30 Tagen an offene Rechnungen erinnern soll.