Kann ich vierteljährlich abrechnen?

Ja. Sie wählen je Abonnement monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.

Kann ein Abonnement wechselnde Einsatzzahlen abrechnen?

Nein, es verwendet in jeder Periode dieselben Positionen. Bei starken Schwankungen erstellen Sie monatlich eine Rechnung mit der tatsächlichen Anzahl.

Plant ProFactuur meine Teams?

Nein. ProFactuur erstellt Rechnungen, bietet aber keine Einsatzplanung.

Reinigungsunternehmen

Einen Reinigungsvertrag jeden Monat automatisch abrechnen

Ein Büro zweimal pro Woche, eine Praxis jeden Abend, ein Treppenhaus freitags: Feste Verträge bilden die Grundlage Ihres Betriebs. Die gleichbleibenden Monatseinnahmen sollen ebenso regelmäßig fakturiert werden, ohne dass Sie daran denken müssen.

Warum regelmäßige Rechnungen trotzdem vergessen werden

Zehn Verträge bleiben überschaubar, fünfzig kosten zu Monatsbeginn einen Abend: Rechnungen neu erstellen, Beträge suchen und Zeiträume eintragen. Ein vergessener Kunde bedeutet Umsatz, dessen Fehlen erst spät auffällt. Dazu kommen monatliche oder vierteljährliche Abrechnungen, Vertragsstarts mitten im Monat und jährliche Preisanpassungen.

Mit einem Abonnement je Vertrag hinterlegen Sie die Angaben einmal. ProFactuur erstellt die Rechnung zum richtigen Zeitpunkt. Sie entscheiden, ob Sie sie prüfen oder direkt versenden lassen.

In ProFactuur

So geht es, Schritt für Schritt

1
Ein Abonnement je Vertrag anlegen
Wählen Sie Kunde und Positionen, etwa Büroreinigung, 2 Einsätze pro Woche. Als Rhythmus stehen monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich zur Wahl. Abonnements gibt es ab Start.
2
Startdatum wählen
Legen Sie den Beginn fest. ProFactuur erstellt danach an jedem folgenden Rechnungstag eine neue Rechnung.
3
Mehrwertsteuerregel des Kunden festlegen
Wählen Sie die richtige Regel in den Kundendaten. Gilt das Reverse-Charge-Verfahren, wählen Sie Mitvertragspartner. Der gesetzliche Hinweis erscheint automatisch auf jeder Rechnung.
4
Entwurf oder automatischer Versand
Lassen Sie die Rechnung als Entwurf bereitstellen oder sofort per E-Mail beziehungsweise Peppol versenden.

Beispiel

Beispiel: Monatsvertrag für ein Büro

Ein Reinigungsunternehmen reinigt die Büros einer Gesellschaft mit periodischen Mehrwertsteuererklärungen. Gebäudereinigung für solche Kunden unterliegt in der Regel dem Reverse-Charge-Verfahren. Lassen Sie Ihren Fall vom Steuerberater/Buchhalter bestätigen.

Büroreinigung, März, 9 Einsätze zu 96,00 €	864,00 €
Sanitärprodukte und Müllsäcke, pauschal	42,00 €
Gesamt ohne MwSt.	906,00 €
Reverse-Charge	0,00 €
Zahlbetrag	906,00 €

Der Hinweis zum Reverse-Charge-Verfahren erscheint automatisch. Wann sie gilt, erfahren Sie auf der entsprechenden Seite.

Preisanpassungen und Pausen

Bei einer Indexierung ändern Sie den Betrag im Abonnement. Die nächste Rechnung verwendet den neuen Preis; bereits versendete Rechnungen bleiben unverändert. Schließt ein Kunde vorübergehend, etwa im Sommer, pausieren Sie das Abonnement für diesen Monat und setzen es später fort.

Abonnements werden auch automatisch pausiert, wenn Ihr Unternehmen zum Gratistarif zurückkehrt oder die Zahlung Ihres eigenen ProFactuur-Abonnements länger als sieben Tage fehlschlägt. Nach Behebung laufen sie automatisch weiter. Zusatzaufträge rechnen Sie separat ab; lesen Sie dazu den Artikel über Zusatzleistungen.